ไม่ต้องสนิทกับทุกคน ก็ทำงานร่วมกันได้ดี: วิธีสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

คุณอาจคุยเรื่องงานกับเพื่อนร่วมงานได้ตามปกติ แต่พอถูกชวนกินข้าวทุกวัน ไปต่อหลังเลิกงาน หรือเล่าเรื่องส่วนตัวในวงสนทนา กลับรู้สึกว่าต้องฝืนตัวเองอยู่เสมอ หลายคนจึงเริ่มสงสัยว่า ถ้าเราไม่ได้อยากสนิทกับทุกคน จะยังเป็นคนที่ทีมอยากทำงานด้วยได้หรือไม่

คำตอบคือได้ ความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานสร้างได้จากความรับผิดชอบ ความสุภาพ การสื่อสารที่ชัดเจน และการเคารพขอบเขตของกันและกัน ความสนิทอาจเกิดขึ้นภายหลังเมื่อรู้สึกถูกคอและไว้วางใจกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นเป้าหมายของทุกความสัมพันธ์ในที่ทำงาน

สำหรับพนักงานใหม่ คนที่ชอบความเป็นส่วนตัว หรือคนที่เคยเหนื่อยกับการพยายามทำให้ทุกคนพอใจ จุดเริ่มต้นที่เหมาะสมคือทำให้ผู้อื่นรู้ว่าเราพร้อมร่วมมือ ติดต่อเรื่องงานได้ และให้เกียรติเขาอย่างสม่ำเสมอ จากนั้นค่อยเลือกเปิดพื้นที่ส่วนตัวเท่าที่สบายใจ โดยไม่ปล่อยให้การรักษาระยะห่างกลายเป็นอุปสรรคต่อการทำงานร่วมกัน

ความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานควรมีหน้าตาอย่างไร

ลองนึกถึงเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งที่คุณไม่ได้คุยด้วยทุกวัน แต่เมื่อส่งงานไป เขาจะตอบว่าได้รับแล้ว แจ้งกำหนดส่งกลับ และบอกล่วงหน้าหากมีปัญหา เวลาความคิดเห็นไม่ตรงกัน เขารับฟังเหตุผลโดยไม่ประชด และเมื่อคุณช่วยแก้ปัญหา เขาก็ให้เครดิตอย่างตรงไปตรงมา ความสัมพันธ์แบบนี้มีคุณค่า แม้ทั้งคู่ไม่เคยไปเที่ยวด้วยกันเลย

เพื่อกำหนดความคาดหวังให้ชัด อาจมองความสัมพันธ์ในที่ทำงานเป็นสามลักษณะ โดยใช้เป็นแนวทางคิดทั่วไป ไม่ใช่การจัดประเภททางจิตวิทยา

• ความสุภาพพื้นฐาน: ทักทายตามบริบท รับฟัง ไม่ดูหมิ่น และไม่ละเลยการติดต่อที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่
• ความไว้วางใจในการทำงาน: รักษาข้อตกลง ส่งต่อข้อมูลครบ ขอความช่วยเหลือได้ และพูดถึงปัญหาโดยไม่โยนความผิด
• ความสนิทส่วนตัว: พูดคุยเรื่องชีวิต นัดพบกันนอกงาน หรือปรึกษาเรื่องส่วนตัวด้วยความสมัครใจทั้งสองฝ่าย

สองลักษณะแรกเป็นพื้นฐานที่ควรสร้างกับคนที่ต้องทำงานด้วย ส่วนความสนิทส่วนตัวสามารถแตกต่างกันไปตามแต่ละคน การที่คุณสนิทกับเพื่อนร่วมงานบางคนมากกว่าอีกคนจึงไม่ใช่ปัญหาในตัวเอง ตราบใดที่ยังร่วมงานอย่างเป็นธรรมและไม่กันใครออกจากข้อมูลหรือโอกาสที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่

กรอบการส่งเสริมสุขภาวะในที่ทำงานของ U.S. Surgeon General ให้ความสำคัญกับความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม การสนับสนุนกัน และความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้ โดยระบุว่าการสื่อสารอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอเป็นพื้นฐานของความไว้วางใจระหว่างพนักงานกับผู้นำองค์กร แนวคิดนี้ช่วยย้ำว่าคุณภาพของปฏิสัมพันธ์ในงานเป็นเรื่องที่องค์กรควรใส่ใจด้วย อ่านกรอบ Workplace Mental Health & Well-Being ของ HHS

ทำไมบางคนจึงรู้สึกว่าต้องสนิทกับทุกคน

ในบางทีม การกินข้าวด้วยกัน การอยู่ในกลุ่มแชตส่วนตัว หรือการไปร่วมกิจกรรมหลังเลิกงาน เป็นช่องทางสำคัญที่คนใช้พูดคุยและแลกเปลี่ยนข่าวสาร คนที่ไม่เข้าร่วมจึงอาจกังวลว่าจะตกข่าว ถูกมองว่าเข้าถึงยาก หรือเสียโอกาสในการทำงาน ความกังวลนี้ยิ่งมากขึ้นเมื่อองค์กรไม่แยกให้ชัดว่าข้อมูลใดต้องสื่อสารผ่านช่องทางงาน

อีกสาเหตุหนึ่งคือการนำปฏิกิริยาสั้น ๆ ของผู้อื่นมาตีความเป็นความรู้สึกที่มีต่อตัวเอง เช่น เพื่อนตอบสั้นจึงคิดว่าเขาไม่ชอบเรา หรือไม่ได้รับคำชวนครั้งหนึ่งจึงคิดว่าถูกกีดกัน ทั้งที่เหตุการณ์เดียวอาจมีคำอธิบายอื่นได้ ตั้งแต่กำลังยุ่ง ไม่สะดวกพูดคุย ไปจนถึงเข้าใจว่าเราไม่สนใจกิจกรรมนั้น

ก่อนพยายามเปลี่ยนตัวเองเพื่อให้ทุกคนพอใจ ควรถามว่า “มีพฤติกรรมใดที่กระทบการทำงานจริง หรือเรากำลังกังวลจากการคาดเดา” หากงานยังประสานกันได้ ข้อมูลไม่ตกหล่น และอีกฝ่ายปฏิบัติต่อเราอย่างสุภาพ ก็อาจไม่จำเป็นต้องเร่งสร้างความสนิทเพิ่ม แต่ถ้ามีการปิดบังข้อมูลหรือขัดขวางงาน เรื่องนั้นควรถูกแก้ไขอย่างเป็นรูปธรรม

10 วิธีสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน โดยไม่ต้องฝืนเป็นคนสนิท

1. ให้ความสุภาพเป็นมาตรฐานเดียวกันกับทุกคน

เริ่มจากสิ่งที่ทำได้ในชีวิตประจำวัน เช่น กล่าวทักทาย ขอบคุณเมื่อได้รับความช่วยเหลือ แจ้งเมื่อจะรบกวน และรับรู้เมื่ออีกฝ่ายส่งข้อมูลมาให้ คุณไม่จำเป็นต้องชวนคุยยาวหรือทำตัวร่าเริงตลอดเวลา เพียงสื่อสารให้เขารู้ว่าคุณเห็นและให้ความสำคัญกับการติดต่อครั้งนั้น

ตัวอย่างเช่น “ได้รับข้อมูลแล้ว ขอบคุณมาก เดี๋ยวตรวจสอบและแจ้งกลับภายในบ่ายสาม” เป็นคำตอบสั้น ๆ ที่ทั้งสุภาพและช่วยให้อีกฝ่ายวางแผนต่อได้ การตอบรับสามารถปรับให้เหมาะกับช่องทางและข้อตกลงของทีม ไม่จำเป็นต้องตอบทันทีทุกข้อความจนเสียสมาธิจากงานหลัก

ควรรักษามาตรฐานนี้กับทั้งคนที่สนิทและไม่สนิท รวมถึงคนต่างตำแหน่งหรือคนละแผนก หากเราใส่ใจเฉพาะคนที่มีอำนาจตัดสินใจ แต่ละเลยคนที่ช่วยให้งานเดินต่อ ความเป็นมิตรจะขาดความสม่ำเสมอที่ผู้อื่นคาดหวังได้

2. ทำให้อีกฝ่ายเชื่อถือการรับปากของคุณได้

เมื่อรับงาน ควรตกลงให้ตรงกันว่าจะส่งอะไร ส่งเมื่อไร และต้องใช้ข้อมูลจากใครบ้าง หากยังไม่แน่ใจว่าจะทำทัน ควรตรวจสอบภาระงานก่อนรับปาก เพราะคำว่า “ได้เลย” ที่พูดด้วยความเกรงใจอาจสร้างปัญหาเมื่ออีกฝ่ายวางแผนต่อจากคำตอบนั้นแล้ว

หากงานเริ่มมีความเสี่ยง ให้แจ้งก่อนถึงกำหนด พร้อมสิ่งที่ทำได้จริง เช่น “ข้อมูลส่วนแรกเสร็จแล้ว ส่วนที่เหลือต้องรอการยืนยันจากคลังสินค้า ผมส่งส่วนแรกให้วันนี้ได้ และจะอัปเดตเวลาส่งส่วนที่เหลือภายในบ่ายสอง” ข้อความนี้ทำให้อีกฝ่ายรู้ทั้งสถานะ ข้อจำกัด และเวลาที่จะได้รับความชัดเจน

ถ้าคุณทำผิดพลาด ให้รับผิดชอบเฉพาะส่วนของตนเองอย่างตรงไปตรงมา พร้อมแนวทางแก้ไข การขอโทษว่า “ส่งไฟล์ผิดเวอร์ชัน ตอนนี้แก้ไขและทำเครื่องหมายไฟล์ล่าสุดแล้ว” ช่วยให้งานเดินต่อได้ชัดกว่าการอธิบายยาวโดยไม่ระบุว่าจะจัดการอย่างไร

3. ใช้บทสนทนาสั้น ๆ ที่ไม่รุกล้ำเรื่องส่วนตัว

การคุยเรื่องทั่วไปช่วยให้การติดต่อครั้งต่อไปไม่รู้สึกห่างเหิน แต่ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากเรื่องลึกหรือเรื่องส่วนตัว คุณอาจถามถึงร้านอาหารใกล้สำนักงาน วิธีใช้เครื่องมือที่เขาถนัด หรือกิจกรรมที่อีกฝ่ายเป็นคนเล่าขึ้นมาก่อน

ตัวอย่างเช่น “เห็นเมื่อวานคุณสาธิตวิธีทำรายงาน ขั้นตอนจัดข้อมูลน่าสนใจมาก มีคู่มือที่ทีมเปิดดูได้ไหม” เป็นการเริ่มบทสนทนาที่เชื่อมกับสิ่งที่เขาทำจริง อีกฝ่ายสามารถตอบสั้นหรือขยายความได้ตามความสะดวก

สังเกตจังหวะด้วย หากเขากำลังเร่งงาน ตอบสั้น หรือขอกลับไปทำงาน ควรยุติการสนทนาอย่างสุภาพ อย่านำความเงียบมาทดสอบว่าเขาชอบเราหรือไม่ และหลีกเลี่ยงการถามซ้ำเรื่องครอบครัว ความสัมพันธ์ สุขภาพ หรือภาระการเงินเมื่ออีกฝ่ายไม่เปิดพื้นที่ให้คุย

4. ทำความเข้าใจวิธีทำงานของกันและกัน

ความไม่ลงรอยบางครั้งเกิดจากรูปแบบการทำงานที่ต่างกัน เช่น คนหนึ่งอยากได้ข้อมูลครบในข้อความเดียว อีกคนชอบโทรคุยก่อน หรือคนหนึ่งอ่านแชตเป็นช่วง ๆ ขณะที่อีกคนคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบทันที หากไม่เคยตกลงกัน ต่างฝ่ายอาจมองว่าอีกคนทำงานด้วยยาก

ลองถามอย่างตรงไปตรงมาว่า “ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องตัดสินใจภายในวันนี้ ติดต่อทางไหนสะดวกที่สุด” หรือ “เวลาส่งงานให้ตรวจ อยากให้สรุปประเด็นไว้ด้านบนไหม” คำถามเหล่านี้แสดงความใส่ใจโดยไม่ต้องก้าวเข้าสู่พื้นที่ส่วนตัว

อย่างไรก็ตาม การปรับตัวควรเป็นข้อตกลงร่วมกัน หากความต้องการของอีกฝ่ายทำให้คุณต้องพร้อมตอบตลอดเวลา หรือขัดกับระบบงานของทีม ควรคุยเพื่อหาวิธีที่เหมาะสมกับทั้งสองฝ่าย แทนการรับภาระเงียบ ๆ แล้วสะสมความไม่พอใจ

5. ช่วยเหลืออย่างมีขอบเขตและบอกขอบเขตตั้งแต่ต้น

การช่วยงานเป็นวิธีสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นรูปธรรม แต่ก่อนตอบตกลง ควรรู้ว่าอีกฝ่ายต้องการให้ช่วยส่วนใด ใช้เวลาเท่าไร และใครยังเป็นเจ้าของงาน หากขอบเขตไม่ชัด งานที่เริ่มจาก “ช่วยดูนิดเดียว” อาจกลายเป็นงานที่คุณต้องรับผิดชอบทั้งหมด

คุณสามารถตอบว่า “ช่วยตรวจสูตรให้ได้ประมาณยี่สิบนาที แต่วันนี้ยังรับทำรายงานทั้งชุดไม่ได้” หรือ “อธิบายขั้นตอนให้ได้ แล้วคุณลองทำส่วนแรกก่อน ถ้าติดตรงไหนค่อยส่งมาดูด้วยกัน” วิธีนี้ช่วยให้อีกฝ่ายเดินหน้าต่อได้ พร้อมรักษาเวลาสำหรับหน้าที่ของคุณเอง

ถ้าคำขอเกิดซ้ำจนกระทบงานหลัก ให้คุยเรื่องการแบ่งงานกับผู้เกี่ยวข้อง ไม่ควรใช้ความสนิทหรือความเกรงใจเป็นเหตุให้รับงานต่อเนื่องโดยไม่มีการจัดลำดับความสำคัญ ความช่วยเหลือที่ยั่งยืนต้องอยู่ในขอบเขตที่ผู้ช่วยทำได้จริง

6. ปฏิเสธคำชวนอย่างอบอุ่น โดยไม่สร้างข้ออ้าง

สำหรับคำชวนสังสรรค์ส่วนตัว คุณสามารถขอบคุณและปฏิเสธสั้น ๆ ได้ เช่น “ขอบคุณที่ชวนนะ วันนี้ขอกลับไปพักก่อน ขอให้สนุกกัน” ไม่จำเป็นต้องเล่าเหตุผลส่วนตัวทั้งหมดหรือแต่งธุระขึ้นมาเพื่อให้การปฏิเสธดูมีน้ำหนัก

ถ้าคุณอยากรักษาการพบปะ แต่ไม่สะดวกกับกิจกรรมบางแบบ อาจเสนอทางเลือกที่อยากทำจริง เช่น “ช่วงเย็นไม่ค่อยสะดวก แต่ถ้ามื้อกลางวันวันไหนตรงกัน ไปด้วยได้” การเสนอทางเลือกควรมาจากความตั้งใจ ไม่ใช่คำสัญญาเพื่อให้พ้นจากสถานการณ์

หากยังไม่แน่ใจว่ากิจกรรมนั้นเป็นการนัดส่วนตัวหรือเป็นส่วนหนึ่งของงาน ควรถามผู้จัดให้ชัดเรื่องวัตถุประสงค์ เวลา และความคาดหวังในการเข้าร่วม เพื่อไม่ให้การตัดสินใจตั้งอยู่บนความเข้าใจคนละแบบ

7. เปิดเผยเรื่องส่วนตัวเท่าที่พร้อม และเคารพข้อมูลของผู้อื่น

คุณเลือกได้ว่าจะเล่าเรื่องใดและเล่าให้ใครฟัง การไม่เปิดเผยรายละเอียดชีวิตไม่ได้ทำให้คุณขาดความจริงใจ ตราบใดที่ไม่ได้ใช้ข้อมูลเท็จมาสร้างความสัมพันธ์ คุณอาจคุยเรื่องงานอดิเรกหรือสิ่งที่สนใจ โดยเก็บเรื่องครอบครัวและความสัมพันธ์ไว้กับคนที่ไว้ใจ

เมื่อถูกถามเรื่องที่ไม่สะดวกตอบ ลองใช้ประโยคว่า “เรื่องนี้ขอเก็บเป็นเรื่องส่วนตัวก่อนนะ แต่ขอบคุณที่เป็นห่วง” แล้วเปลี่ยนหัวข้ออย่างสุภาพ หากอีกฝ่ายถามต่อ สามารถยืนยันขอบเขตเดิมได้โดยไม่ต้องเพิ่มคำอธิบาย

ในทางกลับกัน เมื่อเพื่อนร่วมงานเล่าเรื่องของเขาให้ฟัง อย่านำไปเล่าต่อเพียงเพราะคิดว่าคนอื่นน่าจะรู้ได้ ถ้ามีเหตุจำเป็นต้องส่งต่อเพื่อขอความช่วยเหลือ ควรอธิบายว่าจะส่งต่อเรื่องใด ให้ใคร และเพื่ออะไรตามความเหมาะสมของสถานการณ์

8. ไม่ใช้การนินทาเป็นทางลัดเข้าสู่กลุ่ม

วงสนทนาที่พูดถึงคนไม่อยู่ตรงนั้นอาจทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกใกล้ชิดกันชั่วคราว แต่การเสริมเรื่องที่ไม่รู้ข้อเท็จจริงหรือส่งต่อข้อความส่วนตัวอาจทำลายความไว้วางใจในภายหลัง คุณไม่จำเป็นต้องแสดงความเห็นทุกประเด็นเพื่อพิสูจน์ว่าเป็นพวกเดียวกัน

หากถูกชวนให้ตัดสินเพื่อนร่วมงาน อาจตอบว่า “เรายังไม่รู้รายละเอียดครบ ขอไม่สรุปเรื่องเขาดีกว่า” หรือพากลับมาที่เรื่องงานว่า “ถ้าปัญหาคือส่งข้อมูลไม่ทัน เรามาดูกันว่าควรตกลงขั้นตอนไหนใหม่” โดยไม่จำเป็นต้องตำหนิคนในวงจนเกิดการปะทะเพิ่ม

ควรแยกการนินทาออกจากการขอคำปรึกษาเรื่องการถูกปฏิบัติไม่เหมาะสม การเล่าข้อเท็จจริงให้หัวหน้า HR หรือผู้รับผิดชอบรับทราบเพื่อแก้ปัญหา มีวัตถุประสงค์ต่างจากการทำให้ผู้อื่นเสียหายในวงสนทนา อย่าใช้คำว่า “ไม่อยากมีดราม่า” จนทำให้ผู้ที่กำลังเดือดร้อนไม่กล้าขอความช่วยเหลือ

9. เห็นต่างโดยพูดถึงงานและพฤติกรรมที่สังเกตได้

คุณไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยกับทุกคนเพื่อรักษาความสัมพันธ์ แต่ควรทำให้อีกฝ่ายเข้าใจว่าคุณกังวลเรื่องใด และต้องการให้เกิดอะไรต่อไป ลองใช้ลำดับ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น → ผลกระทบต่องาน → ข้อเสนอที่อยากตกลงร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น “ในรายงานรอบนี้มีการเปลี่ยนตัวเลขหลังจากฝ่ายบัญชีเริ่มตรวจ ทำให้ต้องตรวจซ้ำ เราตกลงแจ้งในกลุ่มงานทุกครั้งที่เปลี่ยนไฟล์ได้ไหม” ประโยคนี้เปิดโอกาสให้คุยเรื่องวิธีทำงานได้ชัดกว่าคำว่า “คุณชอบเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาตลอด”

เลือกเวลาและพื้นที่ที่เหมาะสม เปิดให้อีกฝ่ายอธิบาย และถามว่ามีข้อจำกัดอะไรที่คุณยังไม่ทราบ คู่มือของ Acas สำหรับผู้จัดการและหัวหน้างานแนะนำให้เตรียมข้อเท็จจริง มุ่งที่ประเด็นแทนการโจมตีบุคคล และใช้การรับฟังในการสนทนาที่ยาก หลักการสื่อสารเหล่านี้สามารถนำมาปรับใช้กับการประสานงานระหว่างเพื่อนร่วมงานได้ โดยไม่ถือเป็นข้อกฎหมายไทย อ่านคู่มือ Challenging Conversations ของ Acas

10. ให้เครดิตอย่างเจาะจง และไม่ลืมคนที่อยู่เบื้องหลัง

เมื่อมีคนช่วยให้งานสำเร็จ ควรบอกให้ชัดว่าเขาช่วยอะไร เช่น “ขอบคุณที่ตรวจรายการสินค้าก่อนส่ง ทำให้เราเจอจำนวนที่คลาดเคลื่อนและแก้ได้ทัน” การขอบคุณแบบนี้แสดงว่าคุณเห็นคุณค่าของสิ่งที่เขาทำจริง โดยไม่ต้องชมเกินเหตุ

หากนำเสนอผลงานร่วมกัน ให้กล่าวถึงส่วนร่วมของคนอื่นตามข้อเท็จจริง รวมถึงคนที่จัดข้อมูล ตรวจเอกสาร หรือแก้ปัญหาเบื้องหลัง ไม่ควรให้เครดิตเฉพาะคนที่สนิทหรือคนที่อยู่ในห้องประชุม

การให้เครดิตไม่ได้ทำให้บทบาทของคุณหายไป คุณยังอธิบายความรับผิดชอบของตนเองได้ครบ พร้อมสะท้อนให้ทีมเห็นว่าความร่วมมือของแต่ละคนเชื่อมกันอย่างไร

ถ้าเป็นคนพูดน้อย หรือทำงานทางไกล ควรเริ่มอย่างไร

คนที่พูดน้อยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเองให้เป็นคนชวนคุยเก่งทุกสถานการณ์ ลองเลือกวิธีสร้างความสัมพันธ์ที่ทำได้อย่างสม่ำเสมอ เช่น คุยทีละคน เตรียมคำถามก่อนประชุม ส่งข้อมูลที่ช่วยให้งานของอีกฝ่ายง่ายขึ้น หรือกล่าวขอบคุณเมื่อได้รับความช่วยเหลือ

สำหรับพนักงานใหม่ เป้าหมายในช่วงแรกอาจเป็นการรู้ว่าใครรับผิดชอบเรื่องใด งานของเราส่งต่อให้ใคร และควรถามผ่านช่องทางไหน เริ่มทำความรู้จักจากคนที่งานเชื่อมถึงกัน แล้วค่อยขยายวงตามโอกาส โดยไม่จำเป็นต้องพยายามสร้างบทสนทนากับทุกคนภายในสัปดาห์แรก

หากทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid ควรเพิ่มความชัดเจนในข้อความ เพราะอีกฝ่ายไม่เห็นบริบททั้งหมดของเรา ตัวอย่างเช่น “ขอรายการสต็อกล่าสุดภายในบ่ายสอง เพื่อยืนยันจำนวนให้ลูกค้า ถ้าเวลานี้ไม่ทันช่วยแจ้งช่วงที่ส่งได้” ช่วยให้อีกฝ่ายเข้าใจเหตุผลและตอบกลับได้ง่ายกว่าข้อความสั้น ๆ ว่า “ขอด่วน”

ทีมควรมีช่องทางเก็บข้อตกลงและข้อมูลล่าสุดที่ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงได้ เมื่อคุยงานจบในวงเล็กหรือหลังประชุม ควรสรุปกลับเข้าช่องทางงานด้วย คนที่ไม่ได้อยู่ในบทสนทนานั้นจะได้ทำหน้าที่ต่อได้โดยไม่ต้องอาศัยความสนิทเพื่อขอข้อมูล

รักษาระยะห่างอย่างไร เมื่อมีเพื่อนร่วมงานที่เข้ากันยาก

เริ่มจากแยกว่าเรื่องที่ทำให้อึดอัดคือความต่างด้านบุคลิก หรือพฤติกรรมที่สร้างผลกระทบจริง คนที่ไม่ค่อยชวนคุย ชอบกินข้าวคนเดียว หรือมีความสนใจต่างจากเรา อาจยังเป็นเพื่อนร่วมงานที่ร่วมมือได้ดี คุณจึงสามารถรักษาความสุภาพและประสานงานตามหน้าที่ได้ โดยไม่ต้องพยายามให้ถูกคอกัน

แต่ถ้าอีกฝ่ายพูดประชดซ้ำ ๆ แทรกจนคุณเสนอข้อมูลไม่ได้ หรือส่งงานไม่ครบทั้งที่เคยตกลงแล้ว ควรระบุเหตุการณ์และผลกระทบให้ชัด หากประเมินว่าคุยได้อย่างปลอดภัย อาจเริ่มจากการขอปรับพฤติกรรมเฉพาะเรื่อง เช่น “ขออธิบายข้อมูลส่วนนี้ให้จบก่อน แล้วจะให้คุณช่วยแสดงความเห็นต่อ”

หากมีการข่มขู่ คุกคาม จงใจกีดกันข้อมูล หรือทำให้งานเสียหาย ไม่ควรรับภาระแก้ปัญหาด้วยการพยายามสนิทกับเขาเพียงลำพัง เก็บรายละเอียดเท่าที่จำเป็น เช่น วันเวลา เหตุการณ์ และผลกระทบต่องาน แล้วใช้ช่องทางที่องค์กรกำหนดหรือปรึกษาผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม หากหัวหน้าเป็นผู้เกี่ยวข้องกับปัญหา ให้พิจารณาช่องทางอื่นที่สามารถรับเรื่องได้อย่างเป็นธรรม

ไม่จำเป็นต้องเผชิญหน้าส่วนตัวก่อนในทุกกรณี โดยเฉพาะเมื่อกังวลเรื่องความปลอดภัยหรือการตอบโต้ เป้าหมายคือให้พฤติกรรมที่เป็นปัญหาได้รับการจัดการ และให้คุณทำงานต่อได้อย่างเหมาะสม

ตัวอย่างสถานการณ์: ไม่ร่วมวงสังสรรค์ แต่ยังทำงานกับทีมได้ราบรื่น

สมมติว่าพนักงานบัญชีคนหนึ่งต้องกลับบ้านตามเวลา จึงไม่ค่อยไปร่วมมื้อเย็นกับทีมขาย เขาเริ่มรู้สึกว่าตัวเองตกข่าว เพราะบางครั้งทีมขายตกลงเรื่องเอกสารกับลูกค้าระหว่างมื้ออาหาร แล้วไม่ได้แจ้งฝ่ายบัญชีจนใกล้กำหนดวางบิล

การแก้ปัญหาควรครอบคลุมทั้งความสัมพันธ์และระบบงาน ในด้านความสัมพันธ์ เขาอาจทักทาย พูดคุยช่วงเวลางาน และขอบคุณเมื่อทีมขายส่งเอกสารครบ ส่วนด้านระบบงาน ควรเสนอให้สรุปข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการวางบิลลงช่องทางกลางทุกครั้ง พร้อมระบุผู้แจ้งและเวลาที่ต้องส่งข้อมูล

ตัวอย่างคำพูดคือ “ช่วงเย็นผมไม่ค่อยสะดวกไปด้วย แต่ถ้ามีการตกลงเรื่องเอกสารหรือกำหนดวางบิล รบกวนสรุปในกลุ่มงานให้หน่อยนะครับ ผมจะได้เตรียมเอกสารตรงกับที่แจ้งลูกค้า”

ในสถานการณ์สมมตินี้ สิ่งที่ต้องติดตามคือข้อมูลตกหล่นลดลงหรือไม่ งานส่งต่อทันหรือไม่ และแต่ละฝ่ายเข้าใจหน้าที่ตรงกันหรือยัง ไม่จำเป็นต้องใช้จำนวนครั้งที่พนักงานไปกินข้าวกับทีมเป็นตัววัดว่าความสัมพันธ์ดีขึ้นแล้วหรือไม่

หัวหน้าและ HR ควรทำอย่างไรให้ทีมร่วมมือกันได้ โดยไม่บังคับความสนิท

หัวหน้ามีบทบาทในการกำหนดว่าทีมให้คุณค่ากับพฤติกรรมแบบใด หากคำชม โอกาสทำงาน หรือข้อมูลสำคัญกระจุกอยู่ในกลุ่มคนที่สนิทกัน พนักงานคนอื่นย่อมต้องใช้พลังไปกับการหาทางเข้ากลุ่ม มากกว่าการทำหน้าที่ให้ดี

แนวทางต่อไปนี้เป็นข้อเสนอด้านการบริหารทีม ซึ่งควรปรับให้เหมาะกับลักษณะงานและโครงสร้างองค์กร

• กำหนดพฤติกรรมการร่วมงานให้ชัด: เช่น ส่งต่องานตามข้อตกลง รับฟังข้อเสนอ และแจ้งปัญหาล่วงหน้า แทนการใช้คำกว้าง ๆ ว่า “ต้องเข้ากับทุกคนได้”
• เก็บข้อมูลและข้อสรุปในช่องทางงาน: เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงได้ แม้ไม่ได้อยู่ในกลุ่มเพื่อนหรือวงสังสรรค์เดียวกัน
• จัดกิจกรรมให้มีทางเลือก: คำนึงถึงเวลางาน ภาระดูแลครอบครัว ความสะดวกในการเดินทาง และความต้องการส่วนตัว โดยไม่กดดันให้เปิดเผยเหตุผลเกินจำเป็น
• ประเมินความร่วมมือจากหลักฐานของงาน: พิจารณาคุณภาพการประสานงานและการช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมาย ไม่ใช้ความช่างคุยหรือการเข้าสังคมส่วนตัวเป็นตัวแทนของผลงาน
• รับฟังปัญหาโดยไม่ผลักภาระกลับ: เมื่อมีข้อร้องเรียนเรื่องการกีดกันหรือพฤติกรรมไม่เหมาะสม ควรตรวจสอบข้อเท็จจริงและติดตามการแก้ไข แทนการบอกเพียงว่าให้ไปสนิทกันมากขึ้น

หากต้องการติดตามผล อาจดูจำนวนปัญหาส่งต่องานที่เกิดซ้ำ ความครบถ้วนของข้อมูล หรือสอบถามว่าพนักงานรู้หรือไม่ว่าจะขอความช่วยเหลือจากใคร ใช้ข้อมูลเพื่อปรับระบบร่วมกัน และหลีกเลี่ยงการจัดอันดับว่าใครมีเพื่อนมากหรือน้อยในสำนักงาน

ลองเริ่มจากสิ่งเล็ก ๆ ในสัปดาห์นี้

คุณไม่จำเป็นต้องทำทั้งสิบวิธีพร้อมกัน เลือกความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับงานและยังมีจุดติดขัดหนึ่งจุดก่อน แล้วทดลองปรับพฤติกรรมที่ทำได้จริง ตัวอย่างแผนต่อไปนี้เป็นเพียงแนวทางฝึกปฏิบัติ ไม่ใช่สูตรที่รับประกันว่าทุกคนจะตอบสนองเหมือนกัน

1. วันแรก: ทบทวนว่าต้องส่งงานให้ใคร และมีเรื่องใดที่มักเข้าใจไม่ตรงกัน
2. วันที่สอง: ถามเพื่อนร่วมงานหนึ่งคนเกี่ยวกับช่องทางหรือรูปแบบข้อมูลที่ช่วยให้เขาทำงานต่อได้ง่าย
3. วันที่สาม: ขอบคุณคนที่ช่วยคุณ โดยระบุให้ชัดว่าสิ่งที่เขาทำช่วยงานอย่างไร
4. วันที่สี่: ฝึกบอกขอบเขตในเรื่องที่จำเป็น เช่น เวลาที่ช่วยงานได้ หรือกิจกรรมส่วนตัวที่ไม่สะดวกเข้าร่วม
5. วันที่ห้า: ทบทวนว่าการประสานงานชัดขึ้นหรือไม่ และมีข้อตกลงใดที่ควรปรับร่วมกัน

ความสัมพันธ์ที่เหมาะสมควรเปิดพื้นที่ให้คุณเป็นตัวเอง พร้อมรับผิดชอบต่อผลกระทบที่มีต่อผู้อื่น เริ่มจากการเป็นคนที่คุยงานด้วยแล้วเข้าใจ รักษาคำพูด และเคารพขอบเขตกัน ส่วนความสนิทจะพัฒนาไปแค่ไหน ให้ทั้งสองฝ่ายค่อย ๆ เลือกอย่างสบายใจ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

ไม่สนิทกับใครในที่ทำงาน ถือว่ามนุษยสัมพันธ์ไม่ดีหรือไม่

ยังสรุปเช่นนั้นไม่ได้ ควรดูว่าคุณรับฟัง ประสานงาน ส่งต่อข้อมูล และปฏิบัติต่อผู้อื่นอย่างไร หากทำงานร่วมกันได้และให้เกียรติกัน การไม่มีเพื่อนสนิทในสำนักงานก็ไม่ได้แปลว่ามีปัญหาด้านมนุษยสัมพันธ์

ไม่ไปกินข้าวหรือสังสรรค์กับเพื่อนร่วมงานเลยได้ไหม

สำหรับการนัดส่วนตัว คุณสามารถตัดสินใจตามความสะดวกได้ แต่ควรตอบคำชวนอย่างสุภาพและรักษาการติดต่อเรื่องงาน หากคุณอยากมีปฏิสัมพันธ์ในรูปแบบอื่น อาจเลือกพูดคุยช่วงพักหรือร่วมกิจกรรมที่เหมาะกับตัวเอง ส่วนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่งานควรถามเงื่อนไขกับผู้จัดให้ชัดก่อน

เพื่อนร่วมงานบอกว่าเราหยิ่ง เพราะเป็นคนเงียบ ควรตอบอย่างไร

ลองตอบว่า “เราเป็นคนพูดไม่เยอะ แต่เรื่องงานเข้ามาคุยได้เลย ถ้ามีช่วงไหนที่เราสื่อสารไม่ชัด บอกได้” จากนั้นถามถึงเหตุการณ์เฉพาะหากต้องการปรับปรุง คุณสามารถแก้พฤติกรรมที่ทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ โดยไม่ต้องยอมรับว่าบุคลิกเงียบเป็นข้อบกพร่อง

ถ้าปฏิเสธช่วยงานแล้วกลัวเพื่อนร่วมงานไม่พอใจ ควรทำอย่างไร

อธิบายขอบเขตจากภาระงานจริง และเสนอสิ่งที่ช่วยได้เฉพาะเมื่อทำได้ เช่น ช่วยตรวจบางส่วนหรือแนะนำผู้รับผิดชอบ หากเป็นงานที่ต้องมีคนรับผิดชอบเร่งด่วนแต่ทุกคนมีงานเต็ม ควรให้หัวหน้าช่วยจัดลำดับงาน ไม่ปล่อยให้ความเกรงใจเป็นเกณฑ์ตัดสินเพียงอย่างเดียว

จำเป็นต้องรับเพื่อนร่วมงานในโซเชียลมีเดียส่วนตัวหรือไม่

ในแง่การสร้างความสัมพันธ์ ไม่จำเป็นต้องใช้บัญชีส่วนตัวเป็นช่องทางหลัก คุณสามารถแจ้งว่าใช้บัญชีนี้กับคนใกล้ชิด และให้ช่องทางที่ติดต่อเรื่องงานได้ตามข้อตกลงขององค์กร โดยยังคงสื่อสารอย่างสุภาพตามปกติ

หากไม่มีใครชวนไปไหน ควรพยายามเข้าหาก่อนหรือไม่

หากคุณอยากมีปฏิสัมพันธ์เพิ่ม สามารถเริ่มชวนคุยหรือชวนกินข้าวกับคนที่ทำงานด้วยได้ โดยให้อีกฝ่ายปฏิเสธได้เช่นกัน แต่ไม่ควรใช้คำชวนเพียงครั้งเดียววัดคุณค่าของตัวเอง หากสิ่งที่ขาดคือข้อมูลหรือโอกาสในงาน ควรพูดถึงเรื่องนั้นโดยตรงและขอให้ปรับวิธีทำงานให้เป็นธรรม