บริษัทขอติดต่อหัวหน้าปัจจุบันก่อนรับเข้าทำงาน จะขอจำกัดเวลาและขอบเขตอย่างไร

สัมภาษณ์งาน •

เมื่อบริษัทที่กำลังสมัครงานขอติดต่อหัวหน้าปัจจุบัน ผู้สมัครสามารถขอเลื่อนการติดต่อไปยังขั้นตอนท้ายของการคัดเลือก พร้อมเสนอข้อตกลงเรื่องวันเวลา บุคคลที่จะติดต่อ และหัวข้อที่จะสอบถามได้ แนวทางที่ควรเริ่มเจรจาคือ ขอให้เงื่อนไขงานชัดเจนก่อน เช่น มีข้อเสนอจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุเงื่อนไขการตรวจสอบ และให้เริ่มติดต่อหลังจากผู้สมัครยืนยันความพร้อมอีกครั้ง

สำหรับคนที่ยังไม่ได้แจ้งเรื่องหางานกับนายจ้างเดิม การโทรศัพท์เพียงครั้งเดียวอาจทำให้แผนย้ายงานเป็นที่รับรู้ ทั้งที่บริษัทใหม่ยังไม่ได้ตัดสินใจรับเข้าทำงาน การกำหนดขอบเขตจึงช่วยให้บริษัทตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็น และช่วยให้ผู้สมัครจัดการความสัมพันธ์ในที่ทำงานเดิมได้อย่างรอบคอบ

อย่างไรก็ตาม การส่งคำขอฝ่ายเดียวไม่ได้แปลว่าบริษัทตอบรับเงื่อนไขแล้ว ควรขอคำยืนยันจาก HR เป็นลายลักษณ์อักษร และทำความเข้าใจว่าการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงเป็นเงื่อนไขที่ยังค้างอยู่หรือไม่ ก่อนตัดสินใจเรื่องลาออกหรือกำหนดวันเริ่มงาน

บริษัทต้องการตรวจสอบอะไรจากหัวหน้าปัจจุบัน

ก่อนตอบตกลง ควรถามให้ชัดว่าบริษัทต้องการ “ยืนยันประวัติการทำงาน” หรือ “ประเมินผลงานและพฤติกรรมการทำงาน” เพราะข้อมูลสองส่วนนี้อาจใช้แหล่งตรวจสอบต่างกัน

การยืนยันประวัติการทำงาน อาจครอบคลุมชื่อตำแหน่ง ช่วงเวลาที่ทำงาน และหน้าที่หลัก ข้อมูลบางรายการอาจตรวจสอบได้จากหนังสือรับรองการทำงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือฝ่ายบุคคลตามช่องทางที่บริษัทเดิมกำหนด

การประเมินการทำงานจากบุคคลอ้างอิง หรือ Reference Check อาจสอบถามวิธีรับผิดชอบงาน การทำงานร่วมกับผู้อื่น การแก้ปัญหา และผลงานที่ผู้ให้ข้อมูลเคยเห็นโดยตรง จึงต้องเลือกคนที่รู้จักการทำงานของผู้สมัครจริง

ตัวอย่างเช่น หากต้องการยืนยันเพียงช่วงเวลาการทำงาน การโทรหาหัวหน้าปัจจุบันอาจไม่ใช่ทางเลือกแรกที่จำเป็น แต่หากต้องการตรวจสอบประสบการณ์บริหารโครงการล่าสุด ควรถามต่อว่าผู้จัดการโครงการที่เคยทำงานร่วมกันสามารถให้ข้อมูลแทนได้หรือไม่

ต้องระวังด้วยว่า การเปลี่ยนจากหัวหน้าปัจจุบันไปติดต่อ HR หรือเพื่อนร่วมงานในบริษัทเดียวกัน ยังอาจทำให้การสมัครงานเป็นที่รับรู้ได้ จึงควรประเมินความเสี่ยงจากบุคคลที่จะรับสายจริง ไม่ดูเฉพาะชื่อตำแหน่งของผู้ให้ข้อมูล

ควรขอเลื่อนการติดต่อหัวหน้าปัจจุบันไปถึงขั้นตอนไหน

ขอให้รายละเอียดงานและเงื่อนไขสำคัญชัดเจนก่อน

จุดเริ่มต้นที่เหมาะสมในการเจรจาคือ หลังผ่านการสัมภาษณ์สำคัญและบริษัทพร้อมเสนอเงื่อนไขงาน โดยขอให้ระบุตำแหน่ง ค่าตอบแทน สถานที่ทำงาน วันเริ่มงานที่คาดหมาย และเงื่อนไขที่ยังต้องผ่านให้ชัดเจน

หากบริษัทใช้ข้อเสนอจ้างงานแบบมีเงื่อนไข หรือ Conditional Offer ควรถามว่าเหลือการตรวจสอบอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ตัดสินใจ และคาดว่าจะสรุปผลเมื่อใด การได้รับเอกสารดังกล่าวช่วยให้เห็นขั้นตอนที่เหลือ แต่ยังต้องอ่านเงื่อนไขก่อนประเมินความแน่นอนของการเริ่มงาน

แนวทางของ Acas ซึ่งเป็นหน่วยงานด้านแรงงานสัมพันธ์ของสหราชอาณาจักร แนะนำให้ตรวจสอบบุคคลอ้างอิงช่วงท้ายของการสรรหา และก่อนติดต่อที่ทำงานปัจจุบันควรมีข้อเสนอจ้างงานแบบมีเงื่อนไขและได้รับอนุญาตจากผู้สมัคร ทั้งนี้ ใช้อ้างอิงเป็นแนวปฏิบัติด้าน HR ไม่ใช่ข้อบังคับตามกฎหมายไทย อ่านแนวทางการขอบุคคลอ้างอิงของ Acas

ขอให้เริ่มติดต่อหลังยืนยันความพร้อมอีกครั้ง

คำว่า “ติดต่อได้หลังสัมภาษณ์รอบสุดท้าย” ยังเปิดช่องให้แต่ละฝ่ายเข้าใจวันเริ่มต้นต่างกัน ควรเปลี่ยนเป็นเงื่อนไขที่ตรวจสอบได้ เช่น “หลังได้รับอีเมลยืนยันความพร้อมจากผู้สมัคร และภายในช่วงวันที่ที่ตกลงร่วมกัน”

วิธีนี้ทำให้ผู้สมัครมีเวลาแจ้งผู้ให้ข้อมูล ตรวจสอบช่องทางติดต่อ และเตรียมรับผลกระทบจากการที่หัวหน้าทราบเรื่องสมัครงาน หากยังไม่พร้อมเปิดเผยแม้จะมีข้อเสนอแบบมีเงื่อนไขแล้ว ควรแจ้งข้อจำกัดตามจริงและเสนอแหล่งอ้างอิงอื่น

ไม่ควรลาออกเพียงเพื่อให้บริษัทใหม่ตรวจสอบหัวหน้าได้สะดวก ควรประเมินเงื่อนไขงานที่ยังค้างอยู่ ความพร้อมทางการเงิน และความเสี่ยงที่ตนยอมรับได้ก่อนตัดสินใจ

จำกัดเวลาอย่างไรให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน

การกำหนดเวลาไม่ควรมีเพียงวันอนุญาตให้โทร แต่ควรครอบคลุมตั้งแต่ก่อนเริ่มติดต่อจนถึงการสรุปขั้นตอน โดยสามารถเสนอข้อตกลงดังนี้

  1. จุดเริ่มต้นการติดต่อ เช่น หลังได้รับข้อเสนอที่ระบุเงื่อนไข และหลังผู้สมัครยืนยันทางอีเมลครบทั้งสองข้อ
  2. ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า เช่น ขอแจ้งก่อนติดต่ออย่างน้อยหนึ่งวันทำการ เพื่อให้ผู้สมัครประสานกับผู้ให้ข้อมูล
  3. ช่วงวันและเวลานัดหมาย ระบุวันที่และช่วงเวลาที่ผู้ให้ข้อมูลสะดวก ไม่ใช้คำกว้าง ๆ ว่า “โทรได้ในเวลางาน”
  4. เวลาที่ใช้และการติดตามซ้ำ เช่น นัดสนทนาประมาณ 15–20 นาทีหนึ่งครั้ง หากต้องถามเพิ่มเติมให้ประสานนัดใหม่
  5. กำหนดแจ้งสถานะหลังตรวจสอบ เช่น ขอให้แจ้งภายใน 3–5 วันทำการว่าขั้นตอนเสร็จแล้วหรือยังขาดข้อมูลใด

ตัวเลขเหล่านี้เป็นตัวอย่างสำหรับเจรจา ไม่ใช่ระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และควรปรับให้เหมาะกับตารางของผู้ให้ข้อมูลกับกระบวนการของบริษัท

ควรตกลงเพิ่มเติมว่า หากพ้นช่วงวันที่ระบุแล้วยังติดต่อไม่สำเร็จ ให้กลับมานัดหมายใหม่ หากผู้ให้ข้อมูลไม่รับสาย ไม่ควรเปลี่ยนไปโทรหาบุคคลอื่นในบริษัทเดิมโดยอัตโนมัติ

อีกประเด็นที่ต้องแยกกันคือ ช่วงเวลาที่ตกลงให้ติดต่อ กับระยะเวลาที่บริษัทเก็บรักษาข้อมูลที่ได้รับ การกำหนดให้โทรภายในสัปดาห์หนึ่งไม่ได้หมายความว่ารายงานจะถูกลบเมื่อสิ้นสัปดาห์ จึงควรถามเรื่องการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมด้วย

ขอบเขตการตรวจสอบที่ควรตกลงก่อนส่งข้อมูลหัวหน้า

ระบุผู้ติดต่อและผู้ให้ข้อมูล

ขอให้บริษัทแจ้งชื่อหรือหน้าที่ของผู้ดำเนินการตรวจสอบ รวมถึงชื่อบริษัทภายนอกหากมีการว่าจ้างให้ตรวจประวัติ แล้วระบุว่าบุคคลใดในที่ทำงานปัจจุบันเป็นผู้ให้ข้อมูลตามข้อตกลง

ควรขอให้เงื่อนไขเดียวกันถูกส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย รวมถึงบริษัทจัดหางานหรือผู้ให้บริการตรวจสอบ เพื่อป้องกันกรณี HR รับทราบข้อจำกัดแล้ว แต่ผู้รับงานต่อยังใช้ขั้นตอนเดิม

หากกังวลเรื่องการสอบถามผ่านคนรู้จักในวงการ ให้เขียนครอบคลุมว่า ขอให้งดติดต่อบุคคลอื่นในที่ทำงานปัจจุบันทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ จนกว่าจะตกลงกันเพิ่มเติม

ระบุหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน

ขอทราบหมวดคำถามล่วงหน้า โดยไม่จำเป็นต้องขอควบคุมคำตอบของผู้ให้ข้อมูล หัวข้อที่สามารถเสนอให้ตรวจสอบได้ เช่น ตำแหน่งและช่วงเวลาทำงาน หน้าที่ที่รับผิดชอบ ผลงานที่เกี่ยวข้องกับงานใหม่ และพฤติกรรมการทำงานที่ผู้ให้ข้อมูลเคยสังเกตโดยตรง

ตัวอย่างเช่น ผู้สมัครตำแหน่งหัวหน้าบัญชีอาจเสนอให้สอบถามเรื่องการจัดลำดับงาน การตรวจทานความถูกต้อง และการประสานงานปิดบัญชี ส่วนผู้สมัครงานขายอาจเน้นการดูแลลูกค้า การติดตามงาน และการทำงานร่วมกับทีม โดยไม่เปิดเผยรายชื่อลูกค้าหรือเงื่อนไขการค้าของบริษัทเดิม

หากบริษัทต้องการสอบถามเรื่องเงินเดือน ประวัติการลา หรือประเด็นทางวินัย ควรถามวัตถุประสงค์ ความเกี่ยวข้องกับตำแหน่ง และวิธีตรวจสอบความถูกต้องก่อนตอบตกลง ไม่ควรถือว่าการอนุญาตให้ตรวจสอบผลงานครอบคลุมข้อมูลทุกประเภทอยู่แล้ว

จำกัดข้อมูลที่บริษัทใหม่จะเปิดเผยกลับไป

การตรวจสอบเป็นการสื่อสารสองทาง บริษัทใหม่อาจเปิดเผยข้อมูลผู้สมัครระหว่างแนะนำตัวหรืออธิบายเหตุผลที่โทรมา จึงควรตกลงด้วยว่าจะเปิดเผยอะไรแก่หัวหน้าปัจจุบัน

ข้อเสนอที่ใช้ได้ เช่น ให้แจ้งเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการขอความเห็นด้านการทำงาน งดส่งเรซูเม่ฉบับเต็ม เงินเดือนที่คาดหวัง บันทึกสัมภาษณ์ หรือรายละเอียดการสมัครกับบริษัทอื่น และงดส่งอีเมลถึงกลุ่มผู้รับในบริษัทเดิม

หากต้องฝากข้อความกับบุคคลอื่น ควรตกลงรูปแบบข้อความที่ไม่เปิดเผยเรื่องสมัครงานเกินจำเป็น อย่างไรก็ตาม เมื่อหัวหน้าทราบวัตถุประสงค์ของการติดต่อแล้ว ผู้สมัครไม่สามารถรับประกันได้ว่าข้อมูลจะไม่แพร่ต่อ จึงต้องประเมินความพร้อมก่อนเริ่มขั้นตอนนี้

ระบุวัตถุประสงค์ ผู้เข้าถึง และการเก็บรักษา

ขอให้บริษัทอธิบายว่าจะใช้ผลตรวจสอบเพื่อพิจารณาตำแหน่งใด ใครบ้างที่เข้าถึงรายงาน และเก็บไว้นานเท่าใด หากจะนำข้อมูลไปใช้กับตำแหน่งอื่นหรือกระบวนการสรรหาในอนาคต ควรทำความเข้าใจเงื่อนไขส่วนนั้นแยกต่างหาก

ผู้สมัครอาจขอให้งดบันทึกเสียงหรือใช้ระบบถอดเสียงในการสนทนา หากบริษัทเห็นว่าจำเป็น ควรอธิบายเหตุผลและวิธีจัดการข้อมูลให้ทั้งผู้สมัครและผู้ให้ข้อมูลทราบก่อนดำเนินการ

PDPA เกี่ยวข้องอย่างไรกับการติดต่อหัวหน้าปัจจุบัน

การตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลซึ่งระบุตัวผู้สมัครได้ต้องพิจารณาหลักคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ขอบเขตกฎหมายไทยที่เกี่ยวข้องมีสาระสำคัญดังนี้

  • เก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น มาตรา 22 กำหนดหลักความจำเป็นตามวัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมาย ส่วนมาตรา 23 และ 25 เกี่ยวข้องกับการแจ้งรายละเอียดและการเก็บข้อมูลจากแหล่งอื่น
  • ความยินยอมไม่ใช่ฐานกฎหมายเพียงฐานเดียว มาตรา 24 มีกรณีที่ไม่ต้องอาศัยความยินยอม เช่น ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด จึงต้องประเมินข้อเท็จจริงและผลกระทบต่อผู้สมัคร
  • ข้อมูลบางประเภทมีเงื่อนไขเข้มงวดขึ้น เช่น ข้อมูลสุขภาพ ศาสนา และประวัติอาชญากรรมตามมาตรา 26 ไม่ควรนำมารวมกับการสอบถามผลงานทั่วไปโดยไม่พิจารณาฐานกฎหมายที่เหมาะสม

ดังนั้น การติดต่อโดยไม่ขออนุญาตล่วงหน้าจะผิด PDPA หรือไม่ ต้องดูฐานกฎหมาย วัตถุประสงค์ ข้อมูล และวิธีดำเนินการ ไม่ควรฟันธงจากการไม่มีแบบยินยอมเพียงอย่างเดียว พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ในทางปฏิบัติ ควรแยก “ข้อตกลงเรื่องการติดต่อ” ออกจาก “ความยินยอมตาม PDPA” หากบริษัทใช้ฐานความยินยอมจริง ต้องอธิบายให้ชัดและเปิดให้ถอนตามหลักเกณฑ์ การถอนโดยทั่วไปไม่ทำให้การประมวลผลก่อนหน้านั้นที่ชอบด้วยกฎหมายเสียไป และไม่ใช่คำสั่งให้ลบข้อมูลทุกอย่างโดยอัตโนมัติ แนวทางการขอและถอนความยินยอมของคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เผยแพร่โดย DGA

ตัวอย่างข้อความขอเลื่อนการติดต่อหัวหน้าปัจจุบัน

ข้อความสั้นสำหรับตอบ HR

ขอบคุณสำหรับการแจ้งขั้นตอนตรวจสอบบุคคลอ้างอิงค่ะ ปัจจุบันยังไม่ได้แจ้งเรื่องการสมัครงานกับที่ทำงาน จึงขอให้ชะลอการติดต่อหัวหน้าและบุคคลอื่นในบริษัทปัจจุบันไว้ก่อน โดยขอหารือเรื่องการติดต่ออีกครั้งเมื่อรายละเอียดข้อเสนอและเงื่อนไขงานชัดเจน และดิฉันยืนยันความพร้อมทางอีเมลแล้ว ระหว่างนี้สามารถเสนออดีตหัวหน้าจากบริษัทก่อนหน้าเพื่อให้ตรวจสอบประสบการณ์ได้ รบกวนยืนยันว่าทีมงานและผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องจะรอตามข้อตกลงนี้ด้วยค่ะ

ข้อความนี้สื่อทั้งความร่วมมือ เหตุผลที่ต้องเลื่อน และเงื่อนไขที่จะกลับมาดำเนินการ ผู้สมัครควรเปลี่ยนสรรพนามให้เหมาะกับตนเอง และเสนออดีตหัวหน้าเฉพาะเมื่อได้สอบถามความสะดวกของบุคคลนั้นแล้ว

อีเมลกำหนดเวลาและขอบเขตก่อนเริ่มตรวจสอบ

เรื่อง: ขอแจ้งเงื่อนไขการติดต่อบุคคลอ้างอิงสำหรับตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง]

เรียน [ชื่อผู้ประสานงาน]

ขอบคุณสำหรับการประสานงานเรื่องตรวจสอบบุคคลอ้างอิง เนื่องจากปัจจุบันยังปฏิบัติงานกับนายจ้างเดิม จึงขอเสนอเงื่อนไขการติดต่อดังต่อไปนี้

  1. ขอให้เริ่มติดต่อหลังจากได้รับอีเมลยืนยันความพร้อมจากดิฉัน และเฉพาะช่วง [วันที่และเวลา] ที่ตกลงร่วมกับผู้ให้ข้อมูล
  2. ผู้ให้ข้อมูลคือ [ชื่อและตำแหน่ง] โดยใช้ช่องทาง [ช่องทางที่เจ้าตัวยืนยัน] หากติดต่อไม่ได้ ขอให้แจ้งดิฉันก่อนเปลี่ยนผู้ให้ข้อมูลหรือนัดใหม่
  3. ขอให้แจ้งผู้ดำเนินการตรวจสอบ รวมถึงชื่อบริษัทภายนอกถ้ามี และส่งเงื่อนไขนี้ให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทราบก่อนติดต่อ
  4. ขอให้สอบถามเฉพาะตำแหน่ง ช่วงเวลาทำงาน หน้าที่ ผลงาน และพฤติกรรมการทำงานที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่สมัคร หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากนี้ ขอให้แจ้งรายละเอียดเพื่อหารือก่อน
  5. ขอให้เปิดเผยข้อมูลการสมัครแก่ผู้ให้ข้อมูลเท่าที่จำเป็น และงดติดต่อบุคคลอื่นในบริษัทปัจจุบันหรือส่งเอกสารการสมัครฉบับเต็มโดยยังไม่ได้ตกลงกัน
  6. รบกวนแจ้งวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูล กลุ่มผู้เข้าถึง ระยะเวลาเก็บรักษา และกำหนดเวลาที่จะแจ้งสถานะหลังตรวจสอบเสร็จ

หากเงื่อนไขข้อใดไม่สอดคล้องกับกระบวนการของบริษัท รบกวนแจ้งเพื่อหาทางเลือกร่วมกันก่อนเริ่มติดต่อ และขอความกรุณาตอบยืนยันข้อตกลงทางอีเมล

ขอบคุณค่ะ

[ชื่อผู้สมัคร]

ข้อความนี้เป็นตัวอย่างสำหรับเจรจาขั้นตอน ไม่ใช่แบบความยินยอมตาม PDPA ที่ใช้ได้ครบถ้วนกับทุกบริษัท หากมีแบบฟอร์มแยก ควรอ่านให้สอดคล้องกับข้อตกลงในอีเมลก่อนลงนาม

ถ้าบริษัทยืนยันว่าต้องติดต่อหัวหน้าปัจจุบันเท่านั้น

ควรถามเหตุผลให้ชัดก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะความแตกต่างระหว่าง “นโยบายภายในบริษัท” กับ “ข้อกำหนดเฉพาะของตำแหน่งหรือหน่วยงานกำกับ” หากบริษัทอ้างข้อกำหนดภายนอก สามารถขอชื่อข้อกำหนดหรือคำอธิบายเพื่อทำความเข้าใจได้

จากนั้นเสนอทางเลือกที่ตอบวัตถุประสงค์ของบริษัท เช่น ใช้อดีตหัวหน้าจากบริษัทก่อนหน้าตรวจสอบผลงานไปก่อน ใช้เอกสารยืนยันประวัติเท่าที่จำเป็น หรือเลื่อนเฉพาะการติดต่อหัวหน้าปัจจุบันไปหลังบริษัทประเมินองค์ประกอบอื่นครบแล้ว

ตัวอย่างคำตอบคือ

เข้าใจว่าบริษัทต้องการตรวจสอบข้อมูลก่อนสรุปการจ้างค่ะ แต่การติดต่อหัวหน้าปัจจุบันในขั้นตอนนี้มีผลต่อความลับในการหางานของดิฉัน จึงขอทราบว่าข้อมูลส่วนใดจำเป็นต้องได้รับจากหัวหน้าปัจจุบันโดยเฉพาะ และสามารถใช้แหล่งข้อมูลอื่นหรือเลื่อนการติดต่อไปยังขั้นตอนสุดท้ายได้หรือไม่คะ

หากยังตกลงกันไม่ได้ ต้องชั่งน้ำหนักโอกาสงานใหม่กับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับงานปัจจุบัน การขอจำกัดขอบเขตไม่ได้รับประกันว่าบริษัทจะยอมรับทางเลือก และผู้สมัครไม่จำเป็นต้องยอมรับความเสี่ยงที่เกินกว่าตนพร้อมรับ

ไม่ควรแก้ปัญหาด้วยการให้เพื่อนแอบอ้างเป็นหัวหน้า เปลี่ยนสถานะการทำงานให้ไม่ตรงความจริง หรือส่งเอกสารปลอม เพราะจะสร้างปัญหาความน่าเชื่อถือเพิ่มเติม

ควรแจ้งหัวหน้าปัจจุบันอย่างไรก่อนบริษัทใหม่ติดต่อ

เมื่อประเมินแล้วว่าพร้อมเปิดเผยเรื่องการสมัครงาน ควรขอเวลาคุยเป็นการส่วนตัว แจ้งว่ากระบวนการอยู่ในขั้นใด ใครจะติดต่อ และคาดว่าจะถามเรื่องอะไร พร้อมสอบถามว่าหัวหน้าสะดวกให้ข้อมูลหรือบริษัทมีช่องทางเฉพาะหรือไม่

สามารถใช้ข้อความลักษณะนี้ได้

ขณะนี้กำลังพิจารณาโอกาสงานหนึ่งและอยู่ระหว่างขั้นตอนตรวจสอบข้อมูลค่ะ จึงอยากสอบถามว่าหัวหน้าสะดวกเป็นผู้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่และผลงานที่เคยทำร่วมกันหรือไม่ หากสะดวก ดิฉันจะส่งชื่อผู้ติดต่อ หัวข้อที่คาดว่าจะสอบถาม และประสานเวลาล่วงหน้าค่ะ

หากยังไม่ได้ตัดสินใจลาออก ควรบอกสถานะตามจริงและคุยเรื่องการแจ้งลาออกแยกตามความเหมาะสม อย่ารับปากว่าจะทำงานต่ออย่างแน่นอนหรือกำหนดวันออก ทั้งที่ตนยังไม่ได้ตัดสินใจ

การเตรียมผู้ให้ข้อมูลทำได้โดยส่งรายละเอียดตำแหน่งใหม่และสรุปงานที่เคยทำร่วมกันอย่างถูกต้อง แต่ไม่ควรเขียนคำตอบให้ท่อง ขอให้ปิดบังข้อเท็จจริง หรือกดดันให้รับรองสิ่งที่ผู้ให้ข้อมูลไม่เคยเห็น

ถ้าบริษัทติดต่อหัวหน้าไปแล้วก่อนวันที่ตกลง ควรทำอย่างไร

เริ่มจากตรวจสอบเหตุการณ์และขอหยุดการติดต่อเพิ่มเติม แทนการรีบสรุปว่าใครมีเจตนาทำให้เสียหาย เพราะอาจมีทั้งความคลาดเคลื่อนในการส่งงานและการไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้

ขั้นตอนที่ควรดำเนินการมีดังนี้

  1. เก็บหลักฐานที่มีอยู่ เช่น อีเมลกำหนดเงื่อนไข ข้อความตอบรับ วันเวลาที่เกิดเหตุ และข้อมูลผลกระทบที่ตรวจสอบได้
  2. ขอให้ HR ตรวจสอบรายละเอียด ว่าใครติดต่อใคร เมื่อใด เปิดเผยหรือสอบถามข้อมูลอะไร และมีบุคคลภายนอกเกี่ยวข้องหรือไม่
  3. ขอชะลอการติดต่อเพิ่มเติม พร้อมขอคำยืนยันว่าได้แจ้งข้อจำกัดแก่ผู้เกี่ยวข้องครบแล้ว
  4. ขอแนวทางแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงวิธีจัดการข้อมูลที่ได้รับและวิธีป้องกันการติดต่อซ้ำ
  5. ประเมินว่าจะดำเนินการสมัครต่อหรือไม่ โดยพิจารณาทั้งเหตุการณ์ คำชี้แจง และความรับผิดชอบในการแก้ไข

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ควรติดต่อผู้รับผิดชอบด้านข้อมูลหรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของบริษัท หากมี และอาจปรึกษาสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือผู้เชี่ยวชาญเมื่อจำเป็น การประเมินความรับผิดหรือสิทธิเรียกร้องต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและหลักฐานเฉพาะกรณี

ไม่ควรรีบขอให้ลบข้อมูลทุกอย่างก่อนเก็บหลักฐานที่จำเป็นต่อการตรวจสอบเหตุการณ์ และไม่ควรขอให้บริษัทแต่งเหตุผลเท็จไปอธิบายกับหัวหน้าปัจจุบัน

HR ควรวางขั้นตอนอย่างไรให้ตรวจสอบได้และรักษาความเชื่อมั่น

สำหรับฝ่ายสรรหา ควรแจ้งตั้งแต่ต้นว่ามีการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงในขั้นตอนใด และมีกรณีใดที่จำเป็นต้องติดต่อที่ทำงานปัจจุบัน เพื่อให้ผู้สมัครประเมินความพร้อมก่อนกระบวนการเดินหน้าไปไกล

ควรบันทึกสถานะให้ชัดว่า “ยังไม่พร้อมให้ติดต่อ” หรือ “ตกลงให้ติดต่อได้ภายใต้เงื่อนไขใด” พร้อมกำหนดผู้ประสานงานที่รับผิดชอบแจ้งเงื่อนไขแก่ทีมและผู้ให้บริการภายนอก การมีชื่อหัวหน้าอยู่ในแบบสมัครไม่ควรถูกใช้เป็นทางลัดข้ามการตรวจสอบเงื่อนไขที่ผู้สมัครแจ้งไว้

ด้านคุณภาพข้อมูล ควรใช้คำถามที่เกี่ยวข้องกับงาน แยกข้อเท็จจริงออกจากความคิดเห็น และถามถึงเหตุการณ์ที่ผู้ให้ข้อมูลพบด้วยตนเอง หากพบข้อมูลสำคัญไม่ตรงกับใบสมัคร ควรเปิดโอกาสให้ผู้สมัครชี้แจงหรือแสดงหลักฐานที่เหมาะสมก่อนสรุปผล

กรณีผู้ให้ข้อมูลไม่ตอบกลับหรือบริษัทเดิมให้ได้เพียงข้อมูลพื้นฐาน ควรตรวจสอบนโยบายและข้อจำกัดของแหล่งข้อมูลก่อน ไม่ควรตีความทันทีว่าผู้สมัครมีปัญหาด้านผลงาน

ก่อนยืนยันให้ติดต่อ ควรตรวจอะไรเป็นครั้งสุดท้าย

ผู้สมัครควรมีคำตอบชัดเจนว่า ข้อเสนอใหม่เหลือเงื่อนไขอะไร จะติดต่อใคร เมื่อใด ถามเรื่องอะไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ หากรายละเอียดส่วนใดยังไม่ชัด ควรแก้ให้ตรงกันก่อนส่งข้อมูลติดต่อหรือยืนยันวันนัดหมาย

หัวใจของการเจรจาคือเสนอวิธีตรวจสอบที่ทำได้จริง พร้อมระบุจังหวะและขอบเขตที่ตนพร้อมรับ เมื่อทั้งสองฝ่ายตอบรับตรงกันเป็นลายลักษณ์อักษร จึงค่อยประสานผู้ให้ข้อมูลและดำเนินการตามขั้นตอนที่ตกลงไว้

คำถามที่พบบ่อย

ไม่ให้ติดต่อหัวหน้าปัจจุบัน จะทำให้ดูเหมือนปกปิดข้อมูลหรือไม่

การขอรักษาความลับระหว่างหางานมีเหตุผลที่อธิบายได้ ควรบอกข้อจำกัดอย่างตรงไปตรงมาและเสนอหลักฐานหรือบุคคลอ้างอิงอื่นที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม แต่ละบริษัทอาจประเมินทางเลือกต่างกัน จึงไม่สามารถรับรองผลการคัดเลือกได้

เคยกรอกเบอร์หัวหน้าในใบสมัครแล้ว ยังขอเลื่อนการติดต่อได้ไหม

สามารถแจ้งขอเลื่อนและขอให้บริษัทตอบรับเงื่อนไขใหม่ได้ ควรตรวจข้อความในแบบสมัครหรือเอกสารที่เคยลงนามด้วย แล้วระบุให้ชัดว่าคำขอใหม่เกี่ยวข้องกับการติดต่อส่วนใด อย่าสันนิษฐานว่าการแก้ข้อมูลในระบบเพียงอย่างเดียวจะหยุดงานที่ส่งต่อไปแล้ว

บริษัทขอให้เซ็นอนุญาตตรวจสอบทุกแหล่ง ควรทำอย่างไร

อ่านว่าครอบคลุมใคร ข้อมูลอะไร และนานเพียงใด หากกว้างกว่าที่เข้าใจ ควรขอแก้หรือแนบเงื่อนไข เช่น ชะลอการติดต่อที่ทำงานปัจจุบันจนกว่าจะยืนยันเพิ่มเติม และให้บริษัทตอบรับส่วนที่แก้ก่อนลงนาม

ใช้อดีตหัวหน้าที่ลาออกไปแล้วแทนได้หรือไม่

เสนอได้หากบุคคลนั้นเคยกำกับงานและให้ข้อมูลที่บริษัทต้องการได้จริง ควรแจ้งตำแหน่งในช่วงที่ทำงานร่วมกันและสถานะปัจจุบันตามจริง รวมถึงขอความสะดวกก่อนส่งข้อมูลติดต่อ การยอมรับบุคคลอ้างอิงขึ้นอยู่กับเหตุผลในการตรวจสอบของบริษัท

ถ้าหัวหน้าปัจจุบันไม่สะดวกให้ข้อมูล ควรทำอย่างไร

ถามว่าเป็นข้อจำกัดด้านเวลา นโยบายบริษัท หรือความไม่สะดวกส่วนตัว แล้วแจ้ง HR เพื่อหาทางเลือก เช่น ช่องทางฝ่ายบุคคลหรืออดีตผู้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรกดดันหัวหน้าให้ฝ่าฝืนนโยบายของบริษัทเดิม

ขอให้ HR แจ้งผลตรวจสอบได้หรือไม่

สามารถขอทราบสถานะ ประเด็นที่ยังต้องชี้แจง และขั้นตอนถัดไปได้ แต่ไม่ควรคาดว่าจะได้รับคำพูดทั้งหมดของผู้ให้ข้อมูลโดยอัตโนมัติ หากต้องการใช้สิทธิเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ควรยื่นคำขอตามช่องทางของบริษัทเพื่อให้พิจารณาตามกฎหมายและข้อจำกัดที่เกี่ยวข้อง

แหล่งข้อมูลอ้างอิง