“ดูแลงานขาย ประสานงาน มีความรับผิดชอบ และทำยอดให้ได้ตามเป้า” อ่านแล้วพอจะรู้ว่าเป็นงานเกี่ยวกับอะไร แต่ยังตอบไม่ได้ว่าคนที่เข้ามาต้องรับผิดชอบขั้นตอนไหน มีอำนาจตัดสินใจแค่ไหน และบริษัทจะประเมินผลงานจากอะไร หากใช้ข้อความนี้เป็นทั้งประกาศรับสมัครและเกณฑ์ทำงาน ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนอาจเริ่มตั้งแต่ก่อนสัมภาษณ์
วิธีเขียน Job Description ให้ชัด คือแยกสามเรื่องออกจากกัน: หน้าที่บอกว่าต้องทำอะไร ผลลัพธ์บอกว่างานที่สำเร็จต้องเป็นอย่างไร และคุณสมบัติบอกว่าผู้ทำงานต้องมีความสามารถอะไรจึงจะรับผิดชอบงานนั้นได้ จากนั้นเชื่อมทั้งสามส่วนเข้าด้วยกัน พร้อมระบุขอบเขตงาน ผู้บังคับบัญชา และเงื่อนไขการทำงานที่สำคัญ
สำหรับเจ้าของกิจการ ผู้จัดการ และ HR เอกสารนี้ควรใช้ได้ตั้งแต่การอนุมัติอัตรากำลัง การคัดเลือกคน ไปจนถึงการสอนงานและประเมินผลงาน ส่วนผู้สมัครควรอ่านแล้วเห็นภาพวันทำงานจริง และประเมินได้ว่าประสบการณ์ของตนตรงกับสิ่งที่บริษัทต้องการเพียงใด
Job Description คืออะไร และต่างจากประกาศรับสมัครงานอย่างไร
Job Description หรือ JD คือเอกสารอธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน โดยระบุว่าตำแหน่งนั้นมีขึ้นเพื่ออะไร ทำงานอะไร รับผิดชอบผลลัพธ์ส่วนใด และทำงานร่วมกับใคร ในการใช้งานของแต่ละองค์กร รายละเอียดคุณสมบัติอาจรวมอยู่ในเอกสารเดียวกัน หรือแยกเป็น Job Specification ก็ได้
JD เป็นข้อมูลตั้งต้นของประกาศรับสมัครงาน เมื่อจะนำไปประกาศ ต้องเลือกสาระที่ช่วยให้ผู้สมัครตัดสินใจ และเพิ่มข้อมูลการจ้าง เช่น สถานที่ วันและเวลาทำงาน ช่วงค่าตอบแทนที่บริษัทอนุมัติ สวัสดิการ และวิธีสมัคร ส่วนขั้นตอนปฏิบัติงานอย่างละเอียดควรอยู่ในคู่มือหรือ SOP เพื่อให้เอกสารแต่ละประเภททำหน้าที่ของตนได้ชัดเจน
ตัวอย่างเช่น JD ระบุว่า “ตรวจสอบความครบถ้วนของคำสั่งซื้อก่อนส่งต่อคลังสินค้า” ขณะที่ SOP อธิบายว่าจะเปิดหน้าจอใด ตรวจช่องข้อมูลไหน และบันทึกสถานะอย่างไร หากใส่ทุกขั้นตอนลงใน JD เอกสารจะยาวและต้องแก้ตามการเปลี่ยนแปลงของระบบอยู่ตลอด
แยกหน้าที่ ผลลัพธ์ และคุณสมบัติด้วยคำถามคนละข้อ
ก่อนเริ่มเขียน ลองนำข้อความที่มีอยู่มาแยกตามคำถามต่อไปนี้ หากประโยคเดียวตอบหลายเรื่อง ให้แบ่งออกเป็นคนละส่วนเพื่อให้อ่านและประเมินได้ง่ายขึ้น
หน้าที่: ตำแหน่งนี้ต้องลงมือทำอะไร
หน้าที่คือกิจกรรมและความรับผิดชอบในการทำงาน เช่น ตรวจเอกสาร รับคำสั่งซื้อ วิเคราะห์ข้อมูล วางแผนกำลังคน หรืออนุมัติรายการภายในวงเงินที่กำหนด ควรบอกทั้งสิ่งที่ทำและขอบเขตที่รับผิดชอบ
ตัวอย่างของเจ้าหน้าที่ประสานงานขายคือ “ตรวจสอบรหัสสินค้า จำนวน ราคา และสถานที่จัดส่งในคำสั่งซื้อ ก่อนบันทึกและส่งต่อให้คลังสินค้า” ประโยคนี้ทำให้เห็นงานที่ต้องลงมือทำ โดยยังไม่ปะปนกับคุณลักษณะของผู้สมัคร
ผลลัพธ์: เมื่อทำงานแล้ว สิ่งใดต้องสำเร็จหรือดีขึ้น
ผลลัพธ์คือสภาพของงานที่องค์กรต้องการ เช่น ข้อมูลคำสั่งซื้อพร้อมให้ฝ่ายถัดไปใช้งาน เอกสารผ่านการตรวจครั้งแรก หรือผู้บริหารได้รับข้อมูลที่เพียงพอสำหรับตัดสินใจ ควรอธิบายให้เห็นคุณภาพและประโยชน์ของงานด้วย
สำหรับหน้าที่ตรวจคำสั่งซื้อ ผลลัพธ์อาจเขียนว่า “คำสั่งซื้อที่ส่งต่อมีข้อมูลครบถ้วนและตรงกับรายการที่ได้รับอนุมัติ ทำให้คลังสินค้าดำเนินการต่อได้โดยไม่ต้องย้อนถามข้อมูลที่ตำแหน่งนี้มีหน้าที่ตรวจสอบ” ส่วนจะวัดด้วยตัวเลขใด ค่อยกำหนดในรายละเอียดตัวชี้วัด
คุณสมบัติ: ผู้สมัครต้องรู้อะไรหรือทำอะไรเป็น
คุณสมบัติคือความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ หรือคุณวุฒิที่จำเป็นต่อการทำงาน เช่น อ่านเอกสารคำสั่งซื้อได้ ใช้ตารางคำนวณตรวจข้อมูลซ้ำได้ หรืออธิบายปัญหาให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจได้
ตัวอย่างที่สัมพันธ์กับงานข้างต้นคือ “สามารถเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างใบสั่งซื้อกับรายการสินค้า และสรุปจุดที่ต้องยืนยันเพิ่มเติมได้” ข้อความนี้ตรวจสอบได้จากแบบทดสอบหรือการสัมภาษณ์ มากกว่าคำกว้าง ๆ ว่า “ละเอียดรอบคอบ”
ก่อนเขียน JD ต้องคุยเรื่องงานจริงให้จบก่อน
อย่าเริ่มต้นด้วยการค้นหาแบบฟอร์มแล้วเปลี่ยนชื่อตำแหน่งทันที เพราะชื่อเดียวกันอาจรับผิดชอบงานต่างกันมากในแต่ละบริษัท ควรเริ่มจากการวิเคราะห์งาน โดยให้หัวหน้างานอธิบายความต้องการทางธุรกิจ และให้ผู้ปฏิบัติงานหรือผู้รับงานต่อช่วยตรวจว่ากระบวนการจริงเป็นอย่างไร
แนวทางของ U.S. Office of Personnel Management หรือ OPM อธิบายว่าการวิเคราะห์งานต้องพิจารณาภารกิจ ความสามารถที่ใช้ทำภารกิจ และความเชื่อมโยงระหว่างสองส่วนนี้ ซึ่งเป็นฐานสำคัญของการประเมินและคัดเลือกบุคลากร สามารถอ่านหลักการได้จาก OPM: Job Analysis
คำถามที่ควรได้คำตอบก่อนร่างเอกสาร ได้แก่
- บริษัทต้องการให้ตำแหน่งนี้แก้ปัญหาหรือสร้างประโยชน์อะไร
- งานหลักที่เกิดขึ้นเป็นประจำมีอะไร และช่วงใดมีภาระงานสูง
- งานเริ่มเมื่อได้รับอะไร และสิ้นสุดเมื่อส่งมอบอะไรให้ใคร
- เรื่องใดตัดสินใจเองได้ เรื่องใดต้องเสนออนุมัติ
- มีเครื่องมือ ข้อมูล งบประมาณ และผู้ช่วยเพียงพอหรือไม่
- เมื่อทำงานได้ตามความคาดหวัง หัวหน้าจะเห็นหลักฐานอะไร
หากเป็นตำแหน่งทดแทนคนเดิม ควรทบทวนว่างานที่เคยทำทั้งหมดควรอยู่กับตำแหน่งนี้ต่อไปหรือไม่ บางงานอาจเกิดจากการช่วยกันชั่วคราวจนกลายเป็นภาระถาวร การคัดลอกงานเดิมทั้งหมดอาจทำให้บริษัทรับคนใหม่เข้ามาเผชิญปัญหาเดิมอีกครั้ง
ชื่อตำแหน่งก็ควรตรวจควบคู่กัน หากกำลังแยกบทบาทงานขายกับงานพัฒนาธุรกิจ สามารถอ่านเรื่อง Sales กับ Business Development ต่างกันอย่างไร เพื่อใช้ตั้งคำถามเรื่องขอบเขตและผลลัพธ์ก่อนเลือกชื่อที่เหมาะสม
วิธีเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบให้เห็นขอบเขตงาน
โครงประโยคที่นำไปใช้ได้ง่ายคือ คำกริยา + สิ่งที่รับผิดชอบ + ขอบเขตหรือเงื่อนไข + ผู้รับงานต่อเมื่อจำเป็น เลือกคำกริยาให้ตรงระดับอำนาจ เช่น รวบรวม ตรวจสอบ วิเคราะห์ เสนอ อนุมัติ หรือกำกับดูแล เพราะคำเหล่านี้ให้ความรับผิดชอบต่างกัน
เปลี่ยนคำกว้างให้เป็นงานที่มองเห็นได้
ข้อความว่า “ดูแลเอกสารฝ่ายขาย” ยังไม่บอกว่าเอกสารอะไรและดูแลถึงขั้นตอนไหน ลองปรับเป็น “จัดทำใบเสนอราคาจากข้อมูลที่ฝ่ายขายยืนยัน ตรวจสอบให้ตรงกับรายการราคาที่อนุมัติ และจัดเก็บฉบับที่ส่งให้ลูกค้าเพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้”
ส่วนข้อความว่า “ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ” อาจปรับเป็น “ติดตามกำหนดส่งสินค้ากับคลังสินค้าและฝ่ายขนส่ง พร้อมแจ้งฝ่ายขายเมื่อกำหนดส่งเปลี่ยนแปลง” ผู้สมัครจะเห็นว่าต้องประสานเรื่องใด และหัวหน้าจะติดตามงานได้จากเรื่องเดียวกัน
จัดกลุ่มตามความรับผิดชอบหลัก
หากงานเกี่ยวกับคำสั่งซื้อมีทั้งรับข้อมูล ตรวจรายการ บันทึก และส่งต่อ สามารถรวมเป็นกลุ่ม “จัดการข้อมูลคำสั่งซื้อ” แล้วอธิบายขั้นตอนสำคัญภายในข้อเดียวได้ ไม่จำเป็นต้องแยกทุกการคลิกหรือการส่งข้อความเป็นหน้าที่คนละข้อ
เรียงกลุ่มงานตามความสำคัญและภาระงานจริง งานที่เป็นเหตุผลหลักของการจ้างควรอยู่ต้นเอกสาร ส่วนงานที่เกิดเป็นครั้งคราวควรระบุความถี่หรือเงื่อนไขให้เข้าใจได้ หากต้องการใส่สัดส่วนเวลาทำงาน ควรอ้างอิงข้อมูลของทีมและตรวจให้สัดส่วนรวมสอดคล้องกัน
เขียนงานเพิ่มเติมให้มีกรอบ
คำว่า “งานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย” ไม่ได้ช่วยอธิบายเนื้องานให้ผู้สมัครเห็นภาพ จึงควรระบุประเภทของงานสนับสนุนที่คาดว่าจะเกิด เช่น ช่วยเตรียมข้อมูลการประชุมฝ่ายขาย หรือสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมส่งเสริมการขายตามแผน
ในทางบริหาร หากเพิ่มงานจนกระทบงานหลัก หัวหน้าควรช่วยจัดลำดับความสำคัญและทบทวนทรัพยากร ไม่ปล่อยให้พนักงานต้องรับทุกเรื่องพร้อมกันโดยไม่มีเกณฑ์ตัดสินว่างานใดควรเสร็จก่อน
วิธีเขียนผลลัพธ์และ KPI ให้เชื่อมกันอย่างเป็นธรรม
การเขียนว่า “จัดทำรายงานทุกเดือน” บอกกิจกรรมและความถี่แล้ว แต่ยังไม่บอกว่ารายงานต้องมีคุณภาพอย่างไร หากต้องการผลลัพธ์ที่ชัดขึ้น อาจเขียนว่า “รายงานแสดงยอดขายและรายการผิดปกติครบตามหัวข้อที่ตกลง ตรวจสอบย้อนกลับถึงข้อมูลต้นทางได้ และส่งทันรอบประชุม”
แยกสามระดับให้ชัด ได้แก่ สิ่งส่งมอบ เช่น รายงานหรือแผนงาน ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ทีมใช้ข้อมูลตัดสินใจได้ทันเวลา และ ตัวชี้วัด เช่น อัตราส่งรายงานตรงกำหนดหรือจำนวนข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไข การมีชิ้นงานครบยังไม่แปลว่าชิ้นงานนั้นตอบโจทย์เสมอไป
ระบุนิยามและวิธีนับก่อนใส่เป้าหมาย
สมมติว่าบริษัทต้องการวัดความถูกต้องของการบันทึกคำสั่งซื้อ อาจใช้สูตรดังนี้
อัตราคำสั่งซื้อที่บันทึกถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก = (จำนวนคำสั่งซื้อที่ผ่านการตรวจครั้งแรกโดยไม่ต้องแก้ข้อผิดพลาดจากการบันทึก ÷ จำนวนคำสั่งซื้อที่ตรวจทั้งหมดในรอบเดียวกัน) × 100
ตัวอย่างสมมติ ตรวจคำสั่งซื้อ 200 รายการ พบว่าถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก 196 รายการ ผลคือ 196 ÷ 200 × 100 = 98% ตัวเลขนี้เป็นผลคำนวณจากสถานการณ์สมมติ ไม่ใช่มาตรฐานที่ทุกบริษัทต้องใช้เป็นเป้าหมาย
ก่อนใช้งานจริง ต้องระบุด้วยว่าใครตรวจ ตรวจทุกรายการหรือสุ่มตรวจ เก็บหลักฐานที่ไหน และการแก้ไขเพราะลูกค้าเปลี่ยนคำสั่งซื้อภายหลังถือเป็นข้อผิดพลาดหรือไม่ หากรอบใดไม่มีรายการให้ตรวจ ควรรายงานว่าไม่มีข้อมูลสำหรับคำนวณ แทนการให้คะแนนเต็มโดยอัตโนมัติ
แยกผลงานส่วนบุคคลออกจากผลลัพธ์ร่วม
เจ้าหน้าที่ประสานงานอาจรับผิดชอบความถูกต้องของข้อมูลและความรวดเร็วในการแจ้งปัญหา แต่การส่งสินค้าตรงเวลายังเกี่ยวข้องกับสต็อก คลังสินค้า การอนุมัติ และขนส่ง จึงควรแยกตัวชี้วัดที่ตำแหน่งควบคุมได้ออกจากตัวชี้วัดร่วมของกระบวนการ
หากวัดความเร็ว ควรดูคุณภาพควบคู่กันด้วย มิฉะนั้นพนักงานอาจถูกเร่งให้ส่งงานก่อนตรวจครบ สำหรับการเชื่อมเป้าหมายหลายฝ่ายเข้าด้วยกัน อ่านเพิ่มเติมได้ในเรื่อง Balanced Scorecard กับการเชื่อมเป้าธุรกิจและ KPI แต่ละฝ่าย
JD ควรระบุผลลัพธ์หลักที่ค่อนข้างต่อเนื่อง ส่วนค่าเป้าหมายรายเดือนหรือรายไตรมาสสามารถแยกไว้ในเอกสารประเมินผลงาน พร้อมกำหนดรอบทบทวนให้ชัด เพื่อให้ปรับตามแผนธุรกิจได้โดยไม่ทำให้ความหมายของตำแหน่งเปลี่ยนไปทุกเดือน
วิธีเขียนคุณสมบัติให้ตรงงานและใช้คัดเลือกได้จริง
เริ่มจากนำหน้าที่หลักแต่ละข้อมาไล่ถามว่า “คนที่จะทำเรื่องนี้ได้ต้องมีความสามารถอะไรตั้งแต่วันเริ่มงาน” จากนั้นจึงพิจารณาว่าความสามารถนั้นต้องพิสูจน์ด้วยประสบการณ์ ผลงาน แบบทดสอบ หรือคุณวุฒิประเภทใด
แยกคุณสมบัติจำเป็น คุณสมบัติเสริม และสิ่งที่บริษัทสอนได้
คุณสมบัติจำเป็น คือสิ่งที่ขาดแล้วจะทำงานหลักไม่ได้ตามระดับที่ต้องการ เช่น อ่านและตรวจเอกสารคำสั่งซื้อได้ หรือใช้ตารางคำนวณจัดการข้อมูลพื้นฐานได้ ควรมีเหตุผลเชื่อมกับงานที่ระบุไว้ใน JD
คุณสมบัติเสริม คือสิ่งที่ช่วยให้เริ่มงานได้เร็วขึ้น เช่น เคยใช้ระบบ ERP หรือเคยทำงานกับลูกค้าธุรกิจประเภทเดียวกัน หากบริษัทพร้อมสอนระบบ การเคยใช้ซอฟต์แวร์ชื่อเดียวกันอาจเหมาะจะอยู่ในกลุ่มนี้มากกว่าเป็นเงื่อนไขตัดสิทธิ์
สิ่งที่บริษัทสอนได้หลังเริ่มงาน เช่น รหัสสินค้า ขั้นตอนอนุมัติภายใน และรูปแบบรายงานเฉพาะบริษัท ควรนำไปวางในแผนสอนงาน พร้อมระบุผู้สอนและวิธีตรวจความพร้อม การรับคนโดยคาดว่าเขาจะรู้ระบบภายในอยู่แล้วทำให้ความคาดหวังคลาดเคลื่อนได้ง่าย
เปลี่ยนคุณลักษณะนามธรรมเป็นพฤติกรรม
แทนที่จะเขียนเพียง “สื่อสารดี” ให้ระบุว่า “สามารถสรุปปัญหา ข้อมูลที่ยังขาด และสิ่งที่ต้องการให้ผู้เกี่ยวข้องตัดสินใจได้ชัดเจน” ส่วน “มีความรับผิดชอบ” อาจอธิบายเป็น “ติดตามงานจนมีข้อยุติ และแจ้งหัวหน้าล่วงหน้าเมื่อพบความเสี่ยงที่จะส่งงานไม่ทัน”
เงื่อนไขเรื่องการเดินทางหรือเวลาทำงานควรแยกจากบุคลิกภาพของผู้สมัคร หากงานต้องออกต่างจังหวัด ควรบอกพื้นที่ ความถี่ และการค้างคืนตามจริง ประเด็นนี้อธิบายเพิ่มเติมไว้ในบทความ อ่านประกาศงานให้ชัด: เดินทางได้ ยืดหยุ่นเวลา และทำงานภายใต้แรงกดดัน
หลีกเลี่ยงการใช้เพศ อายุ รูปลักษณ์ หรือสถานภาพครอบครัวเป็นตัวแทนความสามารถในการทำงาน ให้พิจารณาข้อกำหนดที่สัมพันธ์กับภารกิจจริง และแยกความต้องการส่วนตัวของผู้คัดเลือกออกจากสิ่งที่ตำแหน่งจำเป็นต้องใช้
ตัวอย่าง Job Description: เจ้าหน้าที่ประสานงานขาย
ตัวอย่างต่อไปนี้สมมติธุรกิจจำหน่ายสินค้าที่แยกฝ่ายขาย คลังสินค้า และขนส่งออกจากกัน ใช้เพื่อแสดงวิธีเขียนและควรปรับให้ตรงกับโครงสร้างจริงของบริษัท โดยเฉพาะอำนาจอนุมัติ ระบบที่ใช้ และมาตรฐานการส่งต่องาน
ข้อมูลตำแหน่งและวัตถุประสงค์
ชื่อตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่ประสานงานขาย (Sales Coordinator)
ฝ่าย: ฝ่ายขาย
รายงานต่อ: หัวหน้าทีมประสานงานขาย
ผู้ใต้บังคับบัญชา: ไม่มี
หน่วยงานที่ทำงานร่วมกัน: พนักงานขาย คลังสินค้า ขนส่ง และบัญชี
วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง: จัดการข้อมูลคำสั่งซื้อและติดตามการส่งต่อระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้ฝ่ายขายและฝ่ายปฏิบัติการใช้ข้อมูลชุดเดียวกันที่ถูกต้อง และทราบปัญหาซึ่งต้องแก้ไขก่อนกระทบการส่งมอบ
หน้าที่ความรับผิดชอบ
- รับและตรวจสอบคำสั่งซื้อให้ครบทั้งรหัสสินค้า จำนวน ราคา เงื่อนไขที่อนุมัติ และข้อมูลจัดส่ง ก่อนบันทึกเข้าระบบ
- จัดทำใบเสนอราคาตามข้อมูลและเงื่อนไขที่ผู้มีอำนาจอนุมัติ พร้อมจัดเก็บเอกสารให้ค้นคืนได้
- ส่งต่อคำสั่งซื้อที่ข้อมูลครบให้คลังสินค้าและผู้เกี่ยวข้องตามรอบการทำงาน พร้อมติดตามรายการที่ยังดำเนินการต่อไม่ได้
- ตรวจสอบสถานะการเตรียมสินค้าและการจัดส่งจากหน่วยงานที่รับผิดชอบ แล้วแจ้งฝ่ายขายเมื่อพบความเปลี่ยนแปลง
- จัดทำรายการคำสั่งซื้อค้าง โดยระบุสาเหตุ ผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไป และกำหนดติดตาม
- รวบรวมข้อผิดพลาดของข้อมูลที่พบซ้ำ และเสนอแนวทางปรับแบบฟอร์มหรือจุดตรวจสอบต่อหัวหน้า
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
- ข้อมูลพร้อมใช้งาน: คำสั่งซื้อที่ส่งต่อครบตามรายการตรวจสอบ และตรงกับข้อมูลต้นทางฉบับที่ยืนยันแล้ว
- งานค้างติดตามได้: ทุกรายการในรายงานงานค้างระบุสถานะ สาเหตุ ผู้ดำเนินการต่อ และวันติดตามครั้งถัดไป
- ผู้เกี่ยวข้องรับรู้ปัญหาทันเวลา: เมื่อได้รับยืนยันว่ากำหนดส่งเปลี่ยนแปลง มีการแจ้งฝ่ายขายและบันทึกหลักฐานตามกรอบเวลาที่ทีมตกลง
ตัวชี้วัดที่ใช้ประกอบ: อัตราคำสั่งซื้อที่บันทึกถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก สัดส่วนรายการงานค้างที่มีข้อมูลครบ และสัดส่วนเหตุเปลี่ยนกำหนดส่งที่แจ้งภายในเวลาที่ตกลง โดยหัวหน้าต้องกำหนดนิยาม แหล่งข้อมูล และค่าเป้าหมายจากภาระงานจริงก่อนใช้ประเมิน
ขอบเขตอำนาจตัดสินใจ
สามารถขอข้อมูลเพิ่มเติม ส่งคืนรายการที่ข้อมูลไม่ครบ และจัดลำดับงานตามเกณฑ์ที่ทีมอนุมัติ ส่วนการเปลี่ยนราคา ให้ส่วนลด เพิ่มวงเงินเครดิต หรือยืนยันวันส่งที่คลังและขนส่งยังไม่รับรอง ต้องเสนอผู้มีอำนาจตามขั้นตอนของบริษัท
เมื่อคำสั่งซื้อหลายรายการเร่งด่วนพร้อมกันและไม่สามารถทำทันตามกำหนด ให้เสนอหัวหน้าจัดลำดับใหม่ พร้อมแจ้งผลกระทบต่อรายการที่ต้องเลื่อน เพื่อให้การตัดสินใจมีผู้รับผิดชอบชัดเจน
คุณสมบัติจำเป็นและคุณสมบัติเสริม
คุณสมบัติจำเป็น
- อ่านและเปรียบเทียบข้อมูลในคำสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และรายการสินค้าได้
- ใช้ตารางคำนวณกรองข้อมูล ตรวจรายการซ้ำ และสรุปรายการค้างได้
- สื่อสารสถานะ ปัญหา และสิ่งที่ต้องการให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการต่อได้ชัดเจน
- แสดงความสามารถที่เกี่ยวข้องผ่านประสบการณ์ ชิ้นงาน หรือแบบทดสอบตามเกณฑ์เดียวกันได้
คุณสมบัติเสริม: เคยใช้ระบบ ERP หรือระบบรับคำสั่งซื้อ และมีประสบการณ์ประสานงานระหว่างฝ่ายขายกับหน่วยงานจัดส่ง
การสอนงานที่บริษัทต้องเตรียม: ความรู้สินค้า ระบบภายใน รายการตรวจสอบเอกสาร ขั้นตอนอนุมัติ และวิธีแจ้งปัญหา โดยให้หัวหน้าทีมเป็นผู้ยืนยันความพร้อมก่อนมอบหมายงานที่ต้องรับผิดชอบเองเต็มขั้นตอน
ก่อนนำตัวอย่างนี้ไปประกาศรับสมัคร ต้องเติมสถานที่ วันและเวลาทำงาน ประเภทการจ้าง ค่าตอบแทน สวัสดิการ และช่องทางสมัครตามที่บริษัทอนุมัติ ไม่ควรเติมข้อมูลเหล่านี้จากการคาดเดาหรือคัดลอกมาจากประกาศของบริษัทอื่น
นำ JD ไปใช้ในการสัมภาษณ์ สอนงาน และทบทวนบทบาท
JD จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อผู้เกี่ยวข้องใช้เอกสารฉบับเดียวกันในการตัดสินใจ สำหรับการคัดเลือก ให้จับคู่คุณสมบัติแต่ละข้อกับหลักฐาน เช่น หากต้องตรวจข้อมูลคำสั่งซื้อ ให้ใช้เอกสารจำลองที่มีข้อมูลไม่ตรงกัน แล้วดูว่าผู้สมัครพบปัญหาและส่งต่อคำถามได้ครบเพียงใด
กำหนดเกณฑ์ให้คะแนนก่อนเริ่มสัมภาษณ์ และใช้หลักเดียวกันกับผู้สมัครตำแหน่งเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ประเมินความถูกต้องของการตรวจข้อมูล เหตุผลในการจัดลำดับงาน และความชัดเจนของข้อความแจ้งปัญหา วิธีเลือกเครื่องมือประเมินให้ตรงทักษะอ่านต่อได้ในเรื่อง ประเมินผู้สมัครอย่างไรให้เห็นความสามารถจริง แม้พูดไม่คล่อง
เมื่อรับเข้าทำงานแล้ว ให้หัวหน้าอธิบายว่างานใดเริ่มทำเองได้ งานใดต้องมีผู้ตรวจ และเมื่อใดจึงจะประเมินความพร้อมในขั้นถัดไป ความคาดหวังช่วงเรียนรู้งานควรสอดคล้องกับการสอนงานและเครื่องมือที่บริษัทจัดให้
ส่วนการทบทวนเอกสาร ควรเกิดขึ้นเมื่อโครงสร้าง ทีม ระบบ หรือความรับผิดชอบหลักเปลี่ยนไป โดยหัวหน้างานยืนยันเนื้องาน HR ตรวจความสอดคล้องของระดับตำแหน่งและภาษาที่ใช้ ผู้เกี่ยวข้องตรวจจุดส่งต่องาน และผู้มีอำนาจอนุมัติฉบับใช้งาน ควรระบุเจ้าของเอกสาร เลขฉบับ และวันที่เริ่มใช้เพื่อป้องกันการอ้างอิงคนละเวอร์ชัน
เช็กลิสต์ก่อนนำ Job Description ไปใช้งาน
ลองให้คนที่ไม่ได้ร่วมร่างอ่านเอกสาร แล้วตอบคำถามต่อไปนี้โดยไม่ต้องให้ผู้เขียนช่วยอธิบาย หากยังตอบไม่ได้ จุดนั้นควรแก้ก่อนเผยแพร่
- รู้หรือไม่ว่าตำแหน่งนี้มีขึ้นเพื่อสร้างผลลัพธ์อะไร
- แยกหน้าที่ ผลลัพธ์ และคุณสมบัติออกจากกันได้หรือไม่
- รู้ว่างานหลักเริ่มและจบตรงไหน รวมถึงส่งต่อให้ใครหรือไม่
- ความรับผิดชอบสอดคล้องกับอำนาจตัดสินใจและทรัพยากรหรือไม่
- คุณสมบัติจำเป็นทุกข้อเชื่อมกับงานจริง และมีวิธีประเมินหรือไม่
- เงื่อนไขการทำงานกับข้อมูลที่จะใช้ประกาศตรงกันหรือไม่
- มีผู้อนุมัติและผู้รับผิดชอบทบทวนเอกสารแล้วหรือไม่
หากต้องการดูวิธีที่ตำแหน่งต่าง ๆ สื่อสารข้อมูลต่อผู้สมัคร สามารถดู ประกาศรับสมัครงานบน JobHolic ประกอบได้ แล้วกลับมาตรวจว่าขอบเขตของบริษัทตนเองต่างจากตัวอย่างอย่างไร โดยใช้ข้อมูลจริงขององค์กรเป็นหลักในการเขียน
เริ่มปรับ JD ได้จากตำแหน่งที่กำลังจะเปิดรับ โดยให้หัวหน้ากับ HR ตกลงผลลัพธ์หลักก่อน แล้วจึงย้อนกลับมาเขียนหน้าที่และคุณสมบัติที่จำเป็น เมื่อทั้งสามส่วนเชื่อมกันแล้ว ให้นำไปตรวจต่อกับอำนาจตัดสินใจและทรัพยากรที่มี เพื่อให้สิ่งที่ประกาศรับสมัครเป็นงานที่บริษัทพร้อมมอบหมายและสนับสนุนจริง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียน Job Description
1. JD กับ Job Specification ต่างกันอย่างไร
JD อธิบายตัวงานและความรับผิดชอบ ส่วน Job Specification อธิบายคุณสมบัติที่ผู้ทำงานต้องมี องค์กรอาจรวมไว้ในเอกสารเดียวกันได้ แต่ควรแยกหัวข้อเพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งที่ต้องทำกับความสามารถที่จำเป็น
2. จำเป็นต้องใส่ KPI ทุกข้อใน JD หรือไม่
ไม่จำเป็นต้องนำตัวชี้วัดย่อยทั้งหมดมาใส่ ควรระบุผลลัพธ์หลักให้ชัด และเชื่อมไปยังเอกสารตัวชี้วัดที่กำหนดนิยาม สูตร แหล่งข้อมูล และเป้าหมายในแต่ละรอบ ทั้งสองส่วนต้องสอดคล้องกัน
3. ถ้างานวัดเป็นตัวเลขยาก ควรเขียนผลลัพธ์อย่างไร
ใช้เกณฑ์ตรวจรับที่สังเกตได้ เช่น เอกสารมีหัวข้อครบ ตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้ แผนงานระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง หรือการส่งต่องานมีข้อมูลเพียงพอให้ฝ่ายถัดไปดำเนินการต่อ ควรกำหนดผู้ตรวจและหลักฐานที่จะใช้ประกอบด้วย
4. ต้องกำหนดประสบการณ์กี่ปีจึงเหมาะสม
พิจารณาความซับซ้อนและระดับความรับผิดชอบของงานก่อน แล้วจึงกำหนดประสบการณ์ที่สัมพันธ์กัน ควรอธิบายด้วยว่าต้องเคยทำงานประเภทใดและรับผิดชอบถึงขั้นไหน เพราะจำนวนปีเพียงอย่างเดียวไม่ได้แสดงความสามารถครบถ้วน
5. ใครควรเป็นคนเขียน JD ระหว่าง HR กับหัวหน้างาน
หัวหน้างานควรรับผิดชอบความถูกต้องของภารกิจ ผลลัพธ์ และขอบเขตอำนาจ ส่วน HR ช่วยวางโครงสร้าง ตรวจภาษา และเชื่อมกับกระบวนการคัดเลือกหรือประเมิน ผู้ปฏิบัติงานและทีมที่รับงานต่อควรช่วยตรวจรายละเอียดที่เกี่ยวกับการทำงานจริง
6. บริษัทเล็กที่หนึ่งคนทำหลายหน้าที่ควรเขียนอย่างไร
แบ่งเป็นกลุ่มความรับผิดชอบ ระบุงานหลักกับงานรอง และกำหนดว่าเมื่อเวลาชนกันใครมีอำนาจจัดลำดับ หากภาระรวมเกินกำลัง ต้องปรับกระบวนการหรือทรัพยากรควบคู่กัน การเพิ่มรายการใน JD อย่างเดียวไม่ได้ทำให้คนหนึ่งคนมีเวลามากขึ้น