ทำงานจากบ้านมีต้นทุนอะไร? ตกลงค่าอุปกรณ์ ค่าไฟ และอินเทอร์เน็ตกับบริษัทให้ชัด

ทำงานจากบ้านช่วยลดค่าเดินทางได้ แต่ค่าใช้จ่ายบางส่วนก็ย้ายจากสำนักงานมาอยู่ในบ้านของพนักงาน ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ จอภาพ เก้าอี้ทำงาน ไปจนถึงค่าไฟและอินเทอร์เน็ตที่ต้องรองรับการประชุมทั้งวัน แนวทางที่ควรเริ่มคุยคือให้บริษัทจัดหาอุปกรณ์หลักที่จำเป็น แล้วตกลงค่าใช้จ่ายประจำ วิธีเบิก และผู้รับผิดชอบเมื่ออุปกรณ์มีปัญหาเป็นลายลักษณ์อักษร

สำหรับลูกจ้างที่อยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองแรงงานไทย มาตรา 23/1 รองรับการตกลงทำงานนอกสำนักงาน และระบุเรื่องเครื่องมือ อุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นไว้เป็นรายละเอียดที่อาจตกลงกัน อย่างไรก็ตาม ตัวบทไม่ได้กำหนดตัวเลขกลางว่าบริษัททุกแห่งต้องจ่ายค่าไฟหรืออินเทอร์เน็ตเดือนละเท่าไร จึงต้องอ่านข้อตกลงและเงื่อนไขการจ้างประกอบด้วย อ้างอิง พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 8) พ.ศ. 2566

ไม่ว่าคุณกำลังรับงานใหม่หรือบริษัทกำลังเปลี่ยนมาใช้ Work from Home คำถามที่ควรตอบให้ได้ก่อนเริ่มคือ ต้องใช้อะไรเพิ่ม ใครเป็นคนจ่าย และถ้าเงื่อนไขเปลี่ยนจะทบทวนอย่างไร ความชัดเจนตั้งแต่ต้นช่วยให้พนักงานวางแผนเงินได้ และช่วยให้ HR จัดงบประมาณโดยไม่ต้องตัดสินเป็นรายกรณีทุกเดือน

ต้นทุนทำงานจากบ้านมีอะไรบ้าง

1. อุปกรณ์ทำงานและค่าดูแลตลอดอายุการใช้งาน

ค่าอุปกรณ์ไม่ได้จบที่ซื้อคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง งานบางตำแหน่งต้องมีจอเสริม หูฟัง ไมโครโฟน กล้อง เมาส์ คีย์บอร์ด หรืออุปกรณ์เฉพาะทาง รวมถึงค่าขนส่ง ติดตั้ง ซ่อม และเครื่องสำรองระหว่างรอซ่อม

ให้เริ่มจากหน้าที่จริง เช่น พนักงานดูแลลูกค้าต้องได้ยินเสียงชัดและใช้ระบบบริษัทได้ต่อเนื่อง ส่วนนักออกแบบอาจต้องใช้เครื่องที่รองรับไฟล์งานขนาดใหญ่ การมีคอมพิวเตอร์ส่วนตัวอยู่แล้วจึงยังไม่ตอบว่าเครื่องนั้นเหมาะกับงานหรือผ่านเงื่อนไขของฝ่าย IT หรือไม่

ควรแยกรายการเป็น “จำเป็นต่อการทำงาน” กับ “ต้องการเพิ่มเพื่อความสะดวก” เช่น จอเสริมที่จำเป็นต่อการตรวจเอกสารสองชุดพร้อมกันมีเหตุผลต่างจากการเลือกจอรุ่นแพงขึ้นตามความชอบ หากบริษัทอนุมัติเพียงรุ่นมาตรฐานและพนักงานอยากจ่ายส่วนต่าง ต้องตกลงกรรมสิทธิ์และเงื่อนไขคืนอุปกรณ์ด้วย

2. ค่าไฟฟ้าจากอุปกรณ์และสภาพแวดล้อมการทำงาน

คอมพิวเตอร์ จอภาพ ไฟส่องสว่าง พัดลม และเครื่องปรับอากาศล้วนทำให้เกิดต้นทุน แต่ควรประเมินเฉพาะส่วนที่สัมพันธ์กับงาน การนำบิลค่าไฟทั้งบ้านมาเบิกโดยไม่แยกเหตุผลมักทำให้ตรวจสอบยาก โดยเฉพาะบ้านที่มีสมาชิกหลายคน

อย่าสรุปว่าบิลเดือนนี้สูงกว่าเดือนก่อนเท่าไร เท่ากับต้นทุน WFH เท่านั้น เพราะอากาศ จำนวนวันในรอบบิล การใช้เครื่องใช้ไฟฟ้าอื่น และจำนวนคนอยู่บ้านอาจเปลี่ยนไปพร้อมกัน บิลเก่าช่วยดูแนวโน้มได้ แต่ควรใช้ข้อมูลเวลาและอุปกรณ์ประกอบ

3. อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์ และการเชื่อมต่อสำรอง

ต้นทุนส่วนนี้อาจเป็นแพ็กเกจเดิมที่ใช้ร่วมกับครอบครัว ค่าอัปเกรดเพื่อทำงาน ค่าเดินสายหรือปรับจุดกระจายสัญญาณ และอินเทอร์เน็ตสำรองเมื่อระบบหลักขัดข้อง งานที่ประชุมเป็นครั้งคราวกับงานที่ต้องรับสายลูกค้าต่อเนื่องย่อมมีความต้องการต่างกัน

คำถามสำคัญคือ “บริษัทต้องการให้ระบบทำอะไรได้” เช่น ประชุมพร้อมแชร์หน้าจอ เข้าโปรแกรมผ่านระบบขององค์กร หรือส่งไฟล์ขนาดใหญ่ เมื่อรู้ความต้องการแล้วจึงให้ฝ่าย IT ช่วยตรวจว่าแก้ที่แพ็กเกจอินเทอร์เน็ตหรืออุปกรณ์ภายในบ้าน ไม่ควรรีบเพิ่มค่ารายเดือนทั้งที่ปัญหาอยู่ที่สัญญาณในห้องทำงาน

4. ซอฟต์แวร์และบริการที่ต้องใช้ในงาน

โปรแกรมสำนักงาน โปรแกรมออกแบบ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ และเครื่องมือประชุมอาจมีค่าบริการต่อเนื่อง ควรถามว่าบริษัทจัดบัญชีให้หรืออนุญาตให้ซื้อแล้วเบิก รวมถึงใครดูแลการต่ออายุและยกเลิกบริการ

หากเป็นเครื่องมือที่บริษัทกำหนดให้ใช้ ควรให้บริษัทจัดซื้อหรืออนุมัติก่อนเริ่มใช้งาน การสมัครผ่านบัญชีและบัตรส่วนตัวโดยไม่มีข้อตกลงอาจทำให้พนักงานต้องรับค่าใช้จ่ายต่อ แม้เลิกใช้งานนั้นแล้ว

5. พื้นที่ทำงานและค่าใช้จ่ายที่มองข้ามง่าย

โต๊ะ เก้าอี้ แสงสว่าง และพื้นที่ประชุมที่ไม่รบกวนคนในบ้านเป็นข้อจำกัดจริงของบางคน หากบ้านไม่เหมาะกับงาน ควรถามเรื่องการใช้ออฟฟิศหรือพื้นที่ทำงานที่บริษัทอนุมัติ ก่อนรับภาระเช่าสถานที่เพิ่มเอง

ยังมีค่าใช้จ่ายเป็นครั้งคราว เช่น ส่งเอกสาร รับส่งเครื่องซ่อม หรือเดินทางเข้าสำนักงานนอกแผน รายการเหล่านี้ควรมีผู้อนุมัติและวิธีเบิกแยกจากเงินช่วยเหลือรายเดือน ส่วนค่าอาหารหรือค่าเลี้ยงดูบุตรไม่ควรถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายที่บริษัทตกลงรับผิดชอบโดยอัตโนมัติ ต้องพิจารณานโยบายหรือสวัสดิการที่มีจริง

หากยังไม่แน่ใจว่าตำแหน่งที่สนใจให้ทำจากบ้านมากน้อยเพียงใด อ่านเรื่อง Remote Work กับ Hybrid Work ต่างกันอย่างไร และเหมาะกับใคร เพื่อแยกเงื่อนไขสถานที่และจำนวนวันก่อนคำนวณต้นทุน

กฎหมายไทยกำหนดเรื่องค่าอุปกรณ์และค่าใช้จ่าย WFH อย่างไร

มาตรา 23/1 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ซึ่งเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 8 พ.ศ. 2566 รองรับการตกลงให้นำงานที่เหมาะสมไปทำที่บ้านหรือทำผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศนอกสำนักงาน นายจ้างต้องจัดทำข้อตกลงเป็นหนังสือหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง

รายละเอียดที่ตัวบทระบุว่าอาจตกลงกัน ครอบคลุมระยะเวลาของข้อตกลง วันและเวลาทำงาน เวลาพัก การทำงานล่วงเวลาและวันหยุด การลา ขอบเขตหน้าที่และการกำกับงาน ตลอดจนภาระในการจัดหาอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นจากการทำงาน ทั้งนี้ ข้อกำหนดเรื่องรูปแบบเอกสารกับรายการรายละเอียดที่อาจตกลงกันเป็นคนละส่วน ไม่ควรเขียนเหมารวมว่ากฎหมายบังคับให้ทุกบริษัทใช้วงเงินหรือแบบฟอร์มเดียวกัน

สำหรับคำถามว่า “บริษัทต้องออกค่าไฟและอินเทอร์เน็ตทั้งหมดหรือไม่” มาตรานี้ไม่ได้กำหนดให้รับผิดชอบบิลทั้งบ้านหรือระบุอัตราเหมาจ่ายตายตัว จึงต้องพิจารณาสัญญา ข้อตกลง WFH นโยบายที่เกี่ยวข้อง และข้อเท็จจริงเฉพาะกรณี การไม่มีอัตรากลางก็ไม่ได้แปลว่าสิทธิที่บริษัทเคยตกลงไว้จะหมดไป อ้างอิง ตัวบทมาตรา 23/1 ในราชกิจจานุเบกษา

บทความนี้เน้นลูกจ้างในขอบเขตกฎหมายคุ้มครองแรงงานไทย หากเป็นผู้รับจ้างอิสระ ข้าราชการ หรือการทำงานข้ามประเทศ ต้องตรวจสถานะและกติกาที่ใช้กับความสัมพันธ์นั้นเพิ่มเติม ไม่ควรตัดสินจากคำว่า Remote หรือ WFH เพียงอย่างเดียว

วิธีคำนวณค่าใช้จ่ายก่อนคุยกับบริษัท

แยกตัวเลขออกเป็นสามส่วน ได้แก่ เงินที่ต้องจ่ายครั้งแรก ค่าใช้จ่ายประจำที่เพิ่มขึ้น และต้นทุนการใช้อุปกรณ์ส่วนตัว วิธีนี้ช่วยไม่ให้เงินก้อนซื้ออุปกรณ์ปะปนกับยอดเบิกรายเดือน และทำให้เห็นว่าพนักงานต้องสำรองเงินเท่าไร

ตัวเลขทั้งหมดในตัวอย่างต่อไปนี้เป็นสมมติฐานเพื่ออธิบายวิธีคิด ไม่ใช่ราคาตลาด อัตราค่าไฟปัจจุบัน อัตราตามกฎหมาย หรือวงเงินมาตรฐานของบริษัท

คำนวณค่าไฟจากกำลังไฟเฉลี่ยและเวลาที่ใช้

ใช้สูตรประมาณการเบื้องต้นดังนี้

พลังงานไฟฟ้า (กิโลวัตต์ชั่วโมง หรือหน่วย) = กำลังไฟเฉลี่ยรวม (วัตต์) ÷ 1,000 × ชั่วโมงใช้งานต่อวัน × จำนวนวัน

ค่าไฟโดยประมาณ = จำนวนหน่วย × ค่าไฟต่อหน่วยที่ใช้เป็นสมมติฐาน

สมมติคอมพิวเตอร์ใช้กำลังไฟเฉลี่ย 60 วัตต์ จอภาพ 25 วัตต์ และโคมไฟ 10 วัตต์ รวม 95 วัตต์ เปิดวันละ 8 ชั่วโมง เป็นเวลา 20 วัน จะใช้ไฟ 95 ÷ 1,000 × 8 × 20 = 15.2 หน่วย หากสมมติค่าไฟที่ใช้ประมาณการเป็น 5 บาทต่อหน่วย ต้นทุนส่วนนี้เท่ากับ 76 บาทต่อเดือน

หากมีเครื่องปรับอากาศที่วัดกำลังไฟเฉลี่ยระหว่างใช้งานได้ 600 วัตต์ และเปิดเพิ่มเพื่อทำงานวันละ 6 ชั่วโมง จำนวน 20 วัน จะใช้ไฟ 600 ÷ 1,000 × 6 × 20 = 72 หน่วย หรือ 360 บาท ภายใต้สมมติฐานเดียวกัน รวมอุปกรณ์ในตัวอย่างเป็น 436 บาทต่อเดือน

ควรใช้กำลังไฟเฉลี่ยที่วัดได้หรือข้อมูลการใช้งานที่เหมาะสม เพราะตัวเลขสูงสุดบนอะแดปเตอร์ไม่ได้แปลว่าเครื่องใช้ไฟเท่านั้นตลอดเวลา และไม่ควรนำค่า BTU ของเครื่องปรับอากาศมาแทนวัตต์ที่ใช้ไฟโดยตรง หากเปิดเครื่องปรับอากาศอยู่แล้วแม้ไม่ได้ทำงาน ต้องพิจารณาเฉพาะส่วนเพิ่มหรือสัดส่วนที่ตกลงกัน

ค่าไฟจริงยังขึ้นอยู่กับโครงสร้างอัตรา ค่า Ft ภาษี และรายการในบิลของผู้ใช้ไฟ จึงไม่ควรนำ 5 บาทจากตัวอย่างไปประกาศเป็นอัตราทางการ บริษัทอาจตกลงใช้ประมาณการเพื่อกำหนดเงินช่วยเหลือ หรือใช้หลักฐานการวัดตามความเหมาะสมกับต้นทุนการตรวจสอบ

แยกค่าอินเทอร์เน็ตเดิมออกจากส่วนที่เพิ่มเพื่องาน

สมมติเดิมจ่ายอินเทอร์เน็ตเดือนละ 590 บาท และต้องเปลี่ยนเป็นแพ็กเกจ 840 บาทตามความต้องการของงาน ส่วนเพิ่มคือ 250 บาทต่อเดือน ตัวเลขนี้ใช้เป็นฐานเสนอให้บริษัทรับผิดชอบได้ โดยแนบเหตุผลและขออนุมัติก่อนเปลี่ยนแพ็กเกจ

ถ้าแพ็กเกจเดิมรองรับงานได้และค่าบริการไม่เพิ่ม ต้นทุนเงินสดส่วนเพิ่มอาจเป็นศูนย์ แต่บริษัทกับพนักงานยังอาจตกลงแบ่งค่าบริการหรือจ่ายเงินสนับสนุนได้ ควรเรียกให้ตรงว่าเป็นการร่วมรับผิดชอบต้นทุนที่ใช้ร่วมกัน ไม่ใช่อ้างว่ามีบิลเพิ่มทั้งที่ไม่มี

กรณีต้องติดตั้งบริการใหม่ ให้ดูค่าติดตั้ง ระยะผูกพัน และค่าใช้จ่ายเมื่อเลิกบริการด้วย หากนโยบาย WFH ทดลองเพียงสามเดือนแต่บริการผูกพันหนึ่งปี ควรตกลงผู้รับผิดชอบภาระที่เหลือก่อนสมัคร

ประเมินต้นทุนอุปกรณ์ส่วนตัวโดยไม่เบิกซ้ำ

สมมติใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวราคา 24,000 บาท วางแผนใช้งาน 36 เดือน และประเมินว่ามีสัดส่วนใช้เพื่องาน 75% ต้นทุนเฉลี่ยประกอบการเจรจาคือ 24,000 ÷ 36 × 75% = 500 บาทต่อเดือน

นี่เป็นเพียงวิธีประเมินภาระการใช้งาน ไม่ใช่อัตราค่าเสื่อมทางบัญชี ภาษี หรือจำนวนที่บริษัทต้องจ่ายตามกฎหมาย หากบริษัทจัดเครื่องให้แล้ว ไม่ควรนำค่าเครื่องส่วนตัวมารวมซ้ำ และหากบริษัทคืนค่าซื้อเต็มจำนวนไปแล้ว ต้องตรวจว่ามีต้นทุนใดเหลือให้รับผิดชอบจริง

ดูเงินที่ประหยัดได้แยกจากสิทธิการเบิก

ถ้า WFH ลดค่าเดินทางได้ 2,400 บาทต่อเดือน แต่มีค่าไฟและค่าอินเทอร์เน็ตเพิ่มตามตัวอย่าง 436 + 250 = 686 บาท จะประหยัดเงินสดสุทธิ 1,714 บาทต่อเดือน ก่อนนับรายการอื่นและเงินสนับสนุนจากบริษัท

ตัวเลขนี้ช่วยตัดสินใจส่วนบุคคล แต่ยังไม่ตอบว่าใครต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายตามข้อตกลง หากกำลังเทียบงานหลายแห่ง ควรอ่าน วิธีเปรียบเทียบข้อเสนองานทั้งรายได้ เนื้องาน และหัวหน้า แล้วนำต้นทุน WFH เข้าไปพิจารณาร่วมกับค่าตอบแทนทั้งหมด

เหมาจ่าย เบิกตามจริง หรือให้บริษัทจัดหา แบบไหนเหมาะกว่า

ให้บริษัทจัดหาอุปกรณ์และบริการหลัก

วิธีนี้เหมาะกับคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์เฉพาะที่บริษัทต้องกำหนดมาตรฐาน พนักงานไม่ต้องสำรองเงินก้อน และฝ่าย IT ดูแลระบบได้เป็นแนวทางเดียวกัน แต่บริษัทต้องมีระบบทะเบียนทรัพย์สิน ส่งมอบ ซ่อม และรับคืนที่ชัดเจน

ถ้าอุปกรณ์ที่จัดให้ไม่รองรับงาน ควรมีช่องทางขอปรับสเปกตามเหตุผลของตำแหน่ง มิฉะนั้นการแจกชุดเดียวกันทุกคนอาจควบคุมงบได้แต่ทำให้งานบางประเภทติดขัด

จ่ายเงินสนับสนุนแบบเหมารายเดือนหรือรายวัน

ข้อดีคือคาดการณ์งบง่ายและลดงานเอกสาร เหมาะกับค่าใช้จ่ายย่อยที่เกิดสม่ำเสมอ ข้อจำกัดคือยอดเดียวกันอาจไม่สัมพันธ์กับต้นทุนของทุกคน จึงควรระบุว่าครอบคลุมรายการใด รวมถึงหลักเกณฑ์สำหรับเดือนที่มีวันลา เริ่มงานกลางเดือน หรือเปลี่ยนจำนวนวัน WFH

ต้องระวังการคิดตามวันกับต้นทุนที่ลดตามวันไม่ได้ เช่น ค่าบริการอินเทอร์เน็ตรายเดือนหรือค่าติดตั้ง การกำหนดทุกอย่างเป็นเงินรายวันอาจทำให้ผู้ที่ยังต้องรักษาบริการไว้ได้รับเงินไม่สอดคล้องกับภาระจริง

เบิกตามจริงภายในวงเงินที่อนุมัติ

วิธีนี้เหมาะกับรายจ่ายที่มีหลักฐานชัด เช่น ค่าอัปเกรดอินเทอร์เน็ตหรือค่าขนส่งอุปกรณ์ ข้อดีคือตรวจสอบที่มาของเงินได้ แต่มีภาระเอกสารและอาจทำให้พนักงานต้องสำรองเงิน จึงควรระบุทั้งวงเงิน ผู้อนุมัติ และวันที่ได้รับเงินคืน

ข้อเสนอแนะหลักคือใช้แบบผสม: บริษัทจัดหาอุปกรณ์และซอฟต์แวร์หลัก จ่ายเงินสนับสนุนค่าใช้จ่ายประจำตามเกณฑ์ที่ตกลง และเปิดให้เบิกเหตุจำเป็นพิเศษตามจริงเมื่อได้รับอนุมัติ วิธีนี้ปรับให้เหมาะกับลักษณะงานได้และไม่ต้องพิสูจน์ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยทุกชิ้น

คุยกับหัวหน้าหรือ HR อย่างไรให้พิจารณาได้ง่าย

เริ่มด้วยงานที่ต้องทำและทรัพยากรที่จำเป็น เช่น ต้องรับสายลูกค้าทั้งวันแต่เครื่องส่วนตัวไม่รองรับระบบ หรือมีการส่งไฟล์ที่ทำให้ต้องอัปเกรดบริการ จากนั้นแนบรายการค่าใช้จ่ายพร้อมแยกว่าอะไรมีอยู่แล้ว อะไรต้องซื้อ และอะไรเป็นเพียงประมาณการ

เสนอทางเลือกหนึ่งถึงสองแบบที่แก้ปัญหาเดียวกันได้ เช่น บริษัทจัดคอมพิวเตอร์ให้ หรืออนุญาตใช้เครื่องส่วนตัวพร้อมเงื่อนไขที่ฝ่าย IT ตรวจแล้ว ถามด้วยว่าใครมีอำนาจอนุมัติ เพื่อไม่ให้ความเข้าใจจากการคุยกับหัวหน้ากลายเป็นรายการที่ฝ่ายการเงินไม่รับเบิก

ตัวอย่างข้อความสำหรับเริ่มคุย:

เพื่อให้ทำงานจากบ้านได้ตามหน้าที่ที่ตกลง ผมขอทบทวนอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นครับ งานนี้ต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่รองรับระบบบริษัท และมีค่าอัปเกรดอินเทอร์เน็ตเพิ่มประมาณ 250 บาทต่อเดือน ผมแนบรายละเอียดไว้แล้ว อยากขอให้บริษัทพิจารณาจัดเครื่องให้และกำหนดวิธีสนับสนุนค่าใช้จ่ายประจำ พร้อมยืนยันขั้นตอนอนุมัติก่อนผมสมัครบริการเพิ่มเติมครับ

หากบริษัทบอกว่ายังไม่มีงบ ให้แยกเรื่องจำเป็นเร่งด่วนออกมาก่อน อาจขอยืมอุปกรณ์สำนักงาน ใช้บริการเดิมไปก่อนตามที่ IT ยืนยัน หรือเสนอทดลองรูปแบบที่มีวงเงินและวันทบทวนแน่นอน เมื่อได้ข้อสรุปแล้วให้ขอเอกสารหรือการยืนยันจากผู้มีอำนาจอนุมัติ อย่าอาศัยเพียงคำว่า “ซื้อไปก่อนแล้วค่อยว่ากัน”

สำหรับผู้สมัคร ควรถามเรื่องนี้ก่อนตอบรับข้อเสนอ โดยใช้ แนวทางเตรียมตัวสัมภาษณ์งานและคำถามเกี่ยวกับเงื่อนไขการจ้าง เพื่อจัดลำดับคำถามให้ครบทั้งหน้าที่ รูปแบบงาน และค่าใช้จ่าย

ข้อตกลงค่าใช้จ่ายทำงานจากบ้านควรระบุอะไร

เอกสารควรชัดพอให้พนักงาน หัวหน้า IT และการเงินอ่านแล้วทำตามได้ตรงกัน โดยเฉพาะประเด็นต่อไปนี้

1. รูปแบบและช่วงเวลาที่ใช้: วันเริ่มต้น วันสิ้นสุดหรือวันทบทวน จำนวนวัน WFH สถานที่ที่ตกลง และวิธีพิจารณาเมื่อเปลี่ยนรูปแบบงาน
2. อุปกรณ์และเจ้าของทรัพย์สิน: รายการ สเปก ผู้จัดหา วันส่งมอบ อุปกรณ์ยืมหรือโอนกรรมสิทธิ์ และเงื่อนไขกรณีพนักงานจ่ายส่วนต่าง
3. ค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุม: ค่าไฟ อินเทอร์เน็ต ซอฟต์แวร์ หรือรายการอื่น ใช้วิธีเหมาจ่าย แบ่งสัดส่วน หรือเบิกตามจริง และคิดวงเงินแยกหรือรวมกัน
4. ขั้นตอนอนุมัติและจ่ายเงิน: ต้องขอก่อนจ่ายหรือไม่ ใครอนุมัติ ใช้เอกสารใด ส่งภายในวันไหน และได้รับเงินรอบใด
5. เอกสารที่เป็นชื่อคนในบ้าน: ยอมรับหลักฐานประเภทใดและต้องยืนยันสถานที่ใช้งานอย่างไร โดยให้การเงินกำหนดข้อมูลที่จำเป็นล่วงหน้า
6. อุปกรณ์เสียหรือบริการขัดข้อง: ใครรับแจ้ง มีเครื่องหรือช่องทางสำรองไหม ใครจ่ายค่าซ่อมและขนส่ง และจัดการงานระหว่างรออย่างไร
7. การคืนอุปกรณ์และยกเลิกบริการ: วันคืน สถานที่ ผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง การนำข้อมูลบริษัทออกจากเครื่อง และค่าใช้จ่ายที่ยังผูกพัน
8. การทบทวนและข้อยกเว้น: เปลี่ยนวงเงินเมื่อหน้าที่หรือจำนวนวันเปลี่ยนอย่างไร ใครพิจารณาค่าใช้จ่ายจำเป็นที่เกินวงเงิน และใช้เงื่อนไขใหม่เมื่อใด

เรื่องอุปกรณ์ชำรุดควรแยกการเสื่อมตามการใช้งานออกจากเหตุเสียหายอื่น และให้ตรวจข้อเท็จจริงก่อนสรุปผู้รับผิดชอบ หากจะเรียกชดใช้หรือหักเงิน ต้องตรวจหลักเกณฑ์กฎหมายที่เกี่ยวข้องเฉพาะกรณี ไม่ควรใช้ข้อความกว้าง ๆ ว่า “เสียเมื่อไรพนักงานจ่ายทั้งหมด” แทนกระบวนการตรวจสอบ

ตัวอย่างเงื่อนไขค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับใช้ได้

ข้อความต่อไปนี้เป็นตัวอย่างประกอบการจัดทำเอกสาร ไม่ใช่ข้อตกลง WFH ฉบับสมบูรณ์ และตัวเลขเป็นเงื่อนไขสมมติที่ต้องตกลงก่อนใช้จริง

บริษัทจัดคอมพิวเตอร์และจอภาพตามบัญชีส่งมอบให้ใช้ในการทำงาน โดยทรัพย์สินยังเป็นของบริษัท บริษัทรับผิดชอบการบำรุงรักษาและการซ่อมจากการใช้งานตามปกติ พนักงานแจ้งเหตุขัดข้องผ่านช่องทาง IT ที่กำหนดก่อนนำไปซ่อมเอง

สำหรับเดือนที่ปฏิบัติงานตามแผน WFH เต็มเดือน บริษัทจ่ายเงินสนับสนุนค่าไฟและอินเทอร์เน็ตรวม 800 บาทพร้อมรอบจ่ายเงินเดือน โดยไม่ต้องแสดงบิลค่าใช้จ่ายประจำ สำหรับเดือนแรก เดือนสุดท้าย หรือเดือนที่เปลี่ยนรูปแบบงาน ให้คู่สัญญายืนยันจำนวนเงินและหลักเกณฑ์ที่ใช้เป็นหนังสือก่อนใช้เงื่อนไขนั้น

ค่าขนส่งอุปกรณ์และค่าบริการจำเป็นเฉพาะกิจที่ไม่รวมในเงินสนับสนุน ให้ขออนุมัติรายการและวงเงินก่อนจ่าย ส่งหลักฐานภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป และรับเงินคืนภายในวันที่ 15 ของเดือนนั้น หากตรงวันหยุดให้จ่ายในวันทำการก่อนหน้า

ทั้งสองฝ่ายทบทวนค่าใช้จ่ายหลังใช้งานครบสามเดือน โดยพิจารณาจำนวนวันทำงาน ลักษณะงาน และภาระที่เกิดขึ้นจริง การเปลี่ยนแปลงให้บันทึกวันที่เริ่มใช้และเงื่อนไขใหม่ไว้อย่างชัดเจน

เอกสารจริงควรมีชื่อคู่สัญญา วันที่ รายการอุปกรณ์ ช่องทางติดต่อ และการรับรองจากผู้มีอำนาจ พร้อมเชื่อมกับข้อตกลงเรื่องเวลางานและหน้าที่ส่วนอื่น ส่วนการบันทึกบัญชีและภาษีของเงินแต่ละประเภทควรให้ฝ่ายการเงินตรวจจากลักษณะการจ่ายและหลักฐานจริง ไม่ตัดสินจากชื่อว่า “เงินช่วยเหลือ” เพียงอย่างเดียว

ถ้าอุปกรณ์เสีย อินเทอร์เน็ตล่ม หรือบริษัทไม่จ่ายตามที่ตกลง

เมื่อทำงานต่อไม่ได้ ให้แจ้งหัวหน้าและฝ่ายที่รับผิดชอบพร้อมเวลาเกิดเหตุ งานที่ได้รับผลกระทบ และสิ่งที่ลองแก้ไขแล้ว จากนั้นใช้แผนสำรองที่ตกลง เช่น เปลี่ยนไปทำงานที่ไม่ต้องเชื่อมต่อ ใช้อุปกรณ์สำรอง หรือเข้าสำนักงาน โดยยืนยันค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมก่อนดำเนินการเท่าที่สถานการณ์เอื้ออำนวย

หากปัญหาคือไม่ได้รับเงินตามข้อตกลง ให้รวบรวมเอกสารอนุมัติ หลักฐานการจ่าย แบบเบิก และกำหนดชำระ แล้วสอบถามว่าอยู่ระหว่างขั้นตอนใดหรือถูกปฏิเสธเพราะอะไร การระบุว่า “รายการเดือนนี้จำนวนเท่านี้อนุมัติเมื่อวันใด และครบกำหนดจ่ายเมื่อใด” ช่วยให้แก้ปัญหาได้ตรงกว่าการโต้เถียงกว้าง ๆ เรื่องความเป็นธรรม

ถ้ายังหาข้อสรุปไม่ได้ ควรให้ HR ตรวจร่วมกับการเงินหรือผู้มีอำนาจ และขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร หากเป็นข้อพิพาทเรื่องสิทธิ ให้ปรึกษาพนักงานตรวจแรงงานหรือผู้เชี่ยวชาญโดยนำข้อตกลงและหลักฐานไปด้วย เพราะต้องพิจารณาว่ารายการนั้นมีลักษณะอย่างไรและมีเงื่อนไขใดใช้บังคับ

นายจ้างและ HR ควรออกแบบนโยบายอย่างไร

ให้ HR เป็นเจ้าของหลักเกณฑ์ หัวหน้างานยืนยันความจำเป็น IT กำหนดมาตรฐานอุปกรณ์ และการเงินกำหนดหลักฐานกับรอบจ่าย การแบ่งหน้าที่ชัดช่วยลดสถานการณ์ที่หัวหน้าอนุมัติแล้วแต่พนักงานเบิกไม่ได้เพราะคนละฝ่ายใช้เกณฑ์ต่างกัน

งบควรสัมพันธ์กับลักษณะงานและต้นทุน เช่น งานที่ต้องใช้เครื่องเฉพาะหรือการเชื่อมต่อสำรองอาจต้องมีงบต่างจากงานเอกสารทั่วไป พร้อมเปิดช่องให้พนักงานอธิบายข้อจำกัดของบ้านและขอทางเลือกที่ใช้งานได้จริง

หลังเริ่มใช้ อาจติดตามเวลาที่ใช้อนุมัติและคืนเงิน จำนวนงานที่สะดุดเพราะอุปกรณ์ และสัดส่วนคำขอที่ถูกส่งกลับเพราะเอกสารไม่ครบ ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยบอกว่าควรปรับงบ ปรับแบบเบิก หรือปรับการสื่อสาร โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มเอกสารให้พนักงานทุกครั้ง

อย่าลืมแยกค่าใช้จ่ายออกจากขอบเขตเวลาทำงาน มาตรา 23/1 ยังรับรองสิทธิของลูกจ้างที่ทำงานนอกสำนักงานเช่นเดียวกับลูกจ้างในสำนักงาน และสิทธิปฏิเสธการติดต่อสื่อสารเมื่อสิ้นสุดเวลางานปกติที่ตกลงหรือสิ้นสุดงานที่ได้รับมอบหมาย เว้นแต่ได้ให้ความยินยอมเป็นหนังสือล่วงหน้า การจ่ายค่าอินเทอร์เน็ตจึงไม่ควรถูกตีความเองว่าเป็นการตกลงให้พร้อมรับงานตลอดเวลา อ้างอิง พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 8) พ.ศ. 2566

ก่อนเริ่ม WFH ให้ได้ข้อสรุปทั้งเรื่องเงินและวิธีทำงาน

เริ่มจากทำรายการอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายที่สัมพันธ์กับหน้าที่ ขอให้บริษัทระบุสิ่งที่จะจัดให้ แล้วตกลงส่วนที่ต้องจ่ายเองหรือเบิกคืน พร้อมผู้อนุมัติและกำหนดชำระ หากมีค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่หรือบริการผูกพันระยะยาว ควรได้คำยืนยันก่อนสำรองเงิน

สำหรับคนกำลัง ค้นหาตำแหน่งงานบน JobHolic ให้ใช้คำว่า WFH หรือ Hybrid เป็นจุดเริ่มต้นในการถามรายละเอียด เมื่อรู้จำนวนวันเข้าออฟฟิศ อุปกรณ์ที่ได้รับ และค่าใช้จ่ายที่ต้องรับผิดชอบ คุณจึงจะประเมินได้ว่างานนั้นเหมาะกับชีวิตและเงินที่เหลือจริงแค่ไหน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทำงานจากบ้าน

1. บริษัทต้องจ่ายค่าไฟและค่าอินเทอร์เน็ตให้ทุกคนหรือไม่

มาตรา 23/1 ไม่ได้กำหนดอัตราหรือสัดส่วนกลางสำหรับทุกบริษัท แต่รองรับการตกลงเรื่องอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายที่จำเป็น ต้องพิจารณาข้อตกลง นโยบาย และข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี ไม่ควรสรุปว่าจ่ายทั้งหมดหรือไม่ต้องจ่ายเลยโดยยังไม่ได้ตรวจเอกสาร ตาม ตัวบทกฎหมายฉบับที่ 8 พ.ศ. 2566

2. มีอินเทอร์เน็ตที่บ้านอยู่แล้ว ยังขอให้บริษัทช่วยได้ไหม

เสนอขอร่วมรับผิดชอบได้ โดยระบุว่าใช้แพ็กเกจเดิมร่วมกับงานหรือต้องอัปเกรดอะไรเพิ่มเติม หากไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ให้แจ้งตามจริงและหารือเรื่องเงินสนับสนุนหรือสัดส่วนที่เหมาะสม ส่วนจำนวนที่จะได้รับขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ตกลง

3. ซื้อคอมพิวเตอร์ไปก่อนแล้วค่อยเบิกได้หรือไม่

ควรตรวจนโยบายและขออนุมัติก่อนซื้อ การซื้อเองไม่ได้ยืนยันว่าจะเบิกได้ หากซื้อไปแล้วให้เก็บหลักฐานและขอพิจารณาตามข้อเท็จจริง พร้อมตรวจว่าการอนุมัติเดิมครอบคลุมรุ่น วงเงิน และกรรมสิทธิ์หรือไม่

4. บิลอินเทอร์เน็ตเป็นชื่อคนในครอบครัว ต้องทำอย่างไร

ให้ถามฝ่ายการเงินก่อนว่าใช้หลักฐานใดแทนหรือประกอบได้ เช่น เอกสารยืนยันสถานที่ใช้บริการและหลักฐานที่แสดงการรับผิดชอบค่าใช้จ่าย อย่าแก้ชื่อหรือข้อมูลในเอกสาร และอย่าคาดว่าทุกบริษัทจะใช้หลักเกณฑ์เดียวกัน

5. ทำงานจากบ้านแค่บางวัน ควรได้เงินสนับสนุนเท่าไร

ไม่มีจำนวนที่เหมาะกับทุกกรณี ควรแยกค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนตามวัน เช่น การใช้ไฟเพิ่ม ออกจากค่าบริการที่ยังจ่ายเท่าเดิม เช่น อินเทอร์เน็ตรายเดือน แล้วตกลงวิธีคิดให้สอดคล้องกับรายการที่บริษัทสนับสนุน

6. เงินช่วยเหลือ WFH รวมค่า OT ได้เลยหรือไม่

ควรระบุเงินสนับสนุนค่าใช้จ่ายแยกจากค่าตอบแทนการทำงานล่วงเวลา เพื่อให้ตรวจสอบได้ การเรียกเงินก้อนหนึ่งว่า “รวมทุกอย่าง” ไม่เพียงพอจะตัดสินว่าสิทธิตามกฎหมายครบหรือไม่ หากมีข้อสงสัยต้องตรวจเวลาทำงาน ลักษณะเงินที่จ่าย และกฎหมายที่ใช้กับกรณีนั้น

7. บริษัทให้ซื้ออุปกรณ์ แต่ภายหลังให้กลับเข้าออฟฟิศ ควรทำอย่างไร

ตรวจข้อตกลงว่าอุปกรณ์เป็นของใครและอนุมัติให้ซื้อภายใต้เงื่อนไขใด แล้วขอข้อสรุปเรื่องยอดเบิกที่ค้าง การนำอุปกรณ์มาใช้ต่อ หรือการรับคืน พร้อมแยกภาระบริการที่ยังผูกพันไว้พิจารณา การกำหนดเรื่องนี้ตั้งแต่ก่อนซื้อช่วยลดข้อโต้แย้งเมื่อเปลี่ยนนโยบาย